Agent Charge du Secretariat Mutualise - Poles Citoyennete Amenag H/F - Mairie

La commune d?Allevard-les-Bains est située au c?ur du massif de Belledonne, entre Grenoble et Chambéry. Ville thermale et touristique dotée d?une station de sports d?hiver (Le Collet), elle compte 4 200 habitants et bénéficie d?un sur-classement en tant que commune touristique (10 000 à 20 000 habitants). Elle dispose de tous les services publics (écoles, collège, lycée, gymnase...) dans un cadre naturel et préservé.L'agent assure le secrétariat mutualisé des pôles Citoyenneté, Aménagement du territoire et Services techniques. Il/elle prend en charge les missions courantes de secrétariat et assure un appui transversal aux équipes dans la gestion administrative, logistique et budgétaire.
Missions :

Secrétariat général :
- Rédaction, mise en forme et suivi des courriers
- Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous
- Classement, archivage, gestion documentaire
- Accueil physique et téléphonique du public et des partenaires
- Préparation logistique et administrative des réunions
Accueil du public et gestion des demandes :
- Référent de la gestion des relations aux usagers
- Accueil physique et téléphonique des administrés
- Point d'entrée pour les courriels et courriers destinés aux 3 responsables de pôles
- Identification de la nature et de l'urgence des demandes
- Orientation des demandes vers les services ou agents compétents
- Suivi des réponses et interventions réalisées par les services
- Rédaction des courriers et réponses aux usagers
Courrier / courriel :
- Réception, enregistrement et traitement du courrier
- Gestion de la messagerie électronique : tri, transmission, rédaction de réponses
- Archivage et suivi des échanges
Organisation et suivi :
- Suivi, adaptation et optimisation du planning de travail, rendez-vous et visites des 3respnsables de pôles
- Conception et mise à jour des outils de pilotage des activités des services
- Traitement des demandes d'usagers ou d'entreprises
- Gestion administrative des demandes de permissions de voirie
Appui à la gestion budgétaire et administrative :
- Préparation des bons de commande, enregistrement et suivi
- Suivi des factures et des lignes budgétaires des 3 poles en lien avec le service finances
- Suivi administratif des dossiers techniques ou d'urbanisme
- Transmission des éléments nécessaires à l'élaboration des documents de commande publique
Logistique et coordination :
- Appui à l'organisation de réunions ou visites
- Suivi des demandes de matériel en lien avec les services logistique et associatif
- Interface avec les entreprises intervenant pour la commune
En cas d'absence ou besoin de renfort de l'agent chargé de l'accueil général
- Appui à l'accueil principal :
- Accueil physique du public en mairie
- Enregistrement du courrier entrant
- Prise en charge des appels téléphoniques de premier niveau
- Orientation des usagers vers les services compétents

Experience : 24 Mois

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale