Office Manager H/F - Architecture Patrick Mauger

Créée en 1999, l'agence a développé sa notoriété par la transformation et l'extension de bâtiments, dans lesquels elle inscrit une nouvelle personnalité et de nouveaux usages. Les champs d'intervention sont variés et se déclinent de l'espace urbain au design d'espaces et d'objets. Architecture Patrick Mauger se caractérise par une recherche d'innovation, et développe depuis plusieurs années une démarche originale de fabrique de la ville. La proposition s'appuie sur un dispositif élaboré par Jacques Glowinski, neurobiologiste et professeur au Collège de France. Constat La ville est aujourd'hui en constante évolution. Elle se remodèle, se construit progressivement, dans une dynamique complexe. Elle ressemble à un organe vivant. Le rapprochement entre la fabrique de notre milieu et le fonctionnement biologique du cerveau devient alors une évidence. Démarche Nos conduites ou comportements sont guidés par les équilibres subtils, souvent fluctuants de nos trois principales sphères cérébrales, composées de différentes structures et connectées de multiples manières. Cette multiplicité de capacités et de réactions intervient également dans les perceptions d'une ville ou de l'un de ses territoires. Méthode Une pluridisciplinarité et une diversité de regards s'imposent. Un dispositif égalitaire et collégial est mis en place : « tout le monde sait tout » et « chacun est responsable d'une partie des choses ». Cette approche différente, en termes de méthode et de définition programmatique, permet souplesse et évolutivité pendant le développement du projet et du chantier. C'est au travers de cette démarche collaborative et participative de l'ensemble des acteurs, initiateurs, décideurs et utilisateurs, que peut éclore un projet rassembleur et partagé. La plasticité imaginée pour le bâtiment permet au projet de se réinventer, d'évoluer dans le temps. Cette évolutivité anticipée des réalisations est l'empreinte du travail d'Architecture Patrick Mauger.Architecture Patrick Mauger travaille pour des maîtres d'ouvrage publics et privés.
Située à Montreuil pour l'année 2025 avant d'intégrer ses nouveaux locaux à Bastille en 2026, l'agence, composée d'une quinzaine de collaborateurs, recrute son office manager
Vos activités principales seront :

POSTE
- Assistance des tâches administratives et financières de l'agence
- Gestion des facturations des projets (connaissance de Chorus pro, Ediflex, établissement de rapprochement bancaire etc.),
- Gestion de la comptabilité analytique des projets
- Préparation de courriers, de pièces contractuelles et autres documents
- Accueil téléphonique et physique
- Interface entre les différents prestataires de l'agence (bureaux d'études, fournisseurs, freelance...)
- Gestion du courrier, des mails et des fournitures
- Organisation des rendez-vous, réunions et déplacements des collaborateurs
- Gestion de la partie administrative des appels d'offres et interface avec l'assistante en charge des appels d'offres

Vous êtes la véritable interface de l'agence entre les collaborateurs, les intervenants extérieurs, les partenaires ainsi que les clients et fournisseurs.

PROFIL ET COMPÉTENCES

Vous justifiez d'une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire (car il est indispensable que vous connaissiez les exigences d'une agence au quotidien, ainsi que la maîtrise des outils et applications de facturation)

Réactif(ve) et dynamique, organisé(e) et rigoureux(se), vous savez travailler en équipe et gérer vos priorités dans un contexte multitâches.

Vous avez une maîtrise complète de la suite Microsoft (Word, Excel) et vous utiliserez Anaba (CRM) et Indesign.

La maîtrise de l'orthographe est primordiale, celle de l'anglais est un plus.