Gestionnaire Financier -Ière et Administratif -Ve H/F - Institut Robert Badinter

Opérationnel depuis janvier 2022, le groupement d'intérêt public Institut des études et de la recherche sur le droit et la justice (IERDJ) devenu Institut Robert Badinter est né du rapprochement de deux entités riches d'une longue expérience de plusieurs décennies : l'Institut des hautes études sur la justice d'une part et la Mission de recherche droit et justice d'autre part, dont il réalise la fusion, poursuit mais aussi prolonge les missions.L'IERDJ recherche son Gestionnaire financier -ière et administratif -ve dont le recrutement s'effectuera sur un poste de contractuel de droit public à temps plein directement auprès du groupement d'intérêt public (GIP).

Présentation du pôle administratif et financier
Le pôle administratif et financier assure le fonctionnement interne de l'Institut. Il prépare et met en oeuvre le budget, gère la logistique de la gouvernance et des ressources humaines, suit les dépenses et les recettes, gère les conventions de recherche, de partenariat et de prestations de service, organise les réunions de service, suit l'instance de dialogue social. Le pôle est chargé également du suivi de la gestion des locaux, du courrier, des achats, de l'inventaire et de la diffusion de la documentation.
Le pôle administratif et financier compte 4 personnes : le chef de pôle, un responsable de la gestion administrative et du pilotage budgétaire, deux personnes chargées de la gestion administrative, financière et comptable. Un des postes est à dominante de gestion financière et logistique (poste à pourvoir) et l'autre est à dominante d'organisation administrative et accueil.

Sous l'autorité de la cheffe du pôle administratif et financier, le ou la gestionnaire financier-ère et administratif-ve participe à la gestion quotidienne de l'Institut.

- FINANCES
Suivi financier et comptable : création et suivi des opérations de dépenses et recettes de l'institut dans l'outil financier et comptable : prise en charge des devis, contrats de prestation, états des frais et déclarations de frais dans le logiciel comptable PEP - émission et transmissions des bons de commandes - contrôle des pièces justificatives - vérification des imputations comptables - suivi des factures dans le logiciel comptable pour mise en paiement - suivi des activités annuelles de l'institut - participation au suivi des conventions pluriannuelles de l'Institut et à l'élaboration des bilans financiers à destinations des financeurs - participation aux appels de fonds et le cas échéant émission et envoi des factures de l'Institut classement et archivage liés à ces opérations ;

- ACCUEIL et CONTACTS
Point de contact avec les partenaires, fournisseurs et prestataires de l'Institut : réponses aux méls ou téléphone ; éventuellement préparation des accueils café lors des événements organisés dans les locaux de l'Institut, etc.,

- GOUVERNANCE
Participation active à la préparation et suivi des assemblées générales : documents financiers, logistique (accueil, présentations), archivage, procès-verbal des AG ;

Préparation et suivi de réunions internes, principalement sur les questions financières : demande d'ordre du jour, communication des avis de réunions, circulation des documents pré- et post-réunions, rédaction du relevé de décisions ;

Relations avec les services utiles du ministère de la Justice concernant l'organisation interne, notamment locaux, informatique

- LOGISTIQUE

Suivi et commandes des fournitures, mobilier et autres achats de l'Institut, y compris demande de devis, réservations à l'occasion d'événements internes ou externes ou de rendez-vous extérieurs (hôtels et restaurants) ; interface avec les agents pour les besoins de maintenance liés à la vie sur le site ;

Suivi logistique, gestion du parc informatique, inventaire physique et comptable de l'Institut.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Comptabilité générale, Connaissance des principes de la comptabilité analytique, Gestion des dossiers administratifs, Logiciels comptables, Maîtrise des logiciels de comptabilité, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Contrôler des écritures comptables, Enregistrer les opérations comptables dans les livres de comptes (achats, ventes, encaissements, paiements, etc), Garantir la confidentialité des informations, Gérer les notes de frais, Maintenir à jour les connaissances sur les réglementations comptables, Participer à la préparation des bilans comptables, Proposer des améliorations pour les procédures comptables, Réaliser des opérations comptables, Répondre aux demandes d'information, Utiliser les outils numériques, Vérifier les factures et les paiements, Capacité à déceler urgences priorités et à alerter, Excellentes compétences organisationnelles,Capacité à rendre compte et assurer la traçabilité

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Justice