Secrétaire de Direction - Assistant RH H/F - Association Saint-Francois

Vos missions :

Il/elle contribue à l'évolution des procédures d'organisation et facilite la prise de décision, en construisant dans les délais des outils de pilotage efficaces, et sachant où trouver l'information. Ce sujet sera prioritaire.

Vecteur de l'image de l'Association et de ses établissements et services, il/elle participe au traitement de la communication écrite et orale, assure l'interface avec les interlocuteurs, collecte, analyse et diffuse l'information tant à l'interne qu'à l'externe.
Missions Générales, en autonomie ou collaboration :
Secrétariat de Direction :

o Accueil physique, téléphonique et électronique

o Gestion, suivi et classement des courriers, des dossiers administratifs de tout type (physiques et numériques).

o Gestion des bases documentaires, listings et archives diverses, du parc informatique, téléphonique, des logiciels, des accès et du serveur.

o Elaboration des outils et des procédures en lien avec la Direction, chefferie de service, les coordinateurs et l'accueil/secrétariat.

o Elaboration, tenue, extractions, de tableaux de suivi, statistiques et indicateurs (sur les personnes accompagnées, les biens et locations). Gestion des contrats (assurances, abonnements divers)

o Préparation des différents bilans (rapports d'activités, comptes administratifs), plans d'actions divers, rédaction de notes, CR, courriers.

o Assurer la bonne circulation générale des informations montantes et descendantes, ainsi qu'à l'externe, nécessitant - selon les sujets - accord du Directeur.

o Gérer et suivre les approvisionnements, achats et commandes (et les enregistrer), à la réception et au pointage des devis, factures et leur classement, à la préparation des paiements et virements, au lien avec le prestataire comptabilité (transmission des éléments).

o Gestion de caisse.
Missions RH :

o Tenue des dossiers, registres du personnel et des tableaux de suivi.

o Gestion, saisie informatique, suivi des éléments de paie, des temps de travail et des congés, des arrêts et absences

o Suivi des sujets Complémentaire santé, Prévoyance, URSSAF, déclarations diverses (DPAE, déclarations

sociales, etc.), et tout autre sujet technique lié aux situations des salariés (handicap, accidents du travail, maladies professionnelles, etc.).

o Liens avec la MTN (déclarations, rendez-vous,.).

o Appui à la formation du personnel : suivi, transmission des informations, mise en place des demandes de formations y compris des demandes de prises en charge (OPCO), tableaux de bord, plan de formation.

o S'assurer du bon déroulement des processus de recrutement, d'entretiens obligatoires, de fins de contrats et événements en cours de contrat

o Veille réglementaire

o Liens avec le prestataire paye.

Experience : 10 An(s) - sur fonctions similaires

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, capacité à transmettre clairement des informations, Capacités rédactionnelles, Bonne expression écrite et orale

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.