Secrétariat Particulier du Sous-Préfet- Secrétaire Administratif Polyvalent H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Rejoignez la sous-préfecture de Forcalquier pour assurer le secrétariat particulier du sous-préfet et contribuer ainsi à l'animation et au développement local de l'arrondissement de Forcalquier.

Vos missions principales seront les suivantes :
Secrétariat du sous-préfet : agenda, planification de réunions, accueil
superviser le déroulement protocolaire des cérémonies et des déplacements du sous-préfet, en relation avec les mairies
Secrétariat de direction : gestion de la messagerie fonctionnelle de la sous-préfecture, suivi de la qualité, rédaction petits courriers
assurer le suivi de l'exécution du budget de la sous-préfecture (commandes, facturation) en lien avec le service comptable de la préfecture et la gestion des articles consommables.
Gestion de dossiers particuliers : appliquer la réglementation funéraire (dérogations au délai légal d'inhumation/ crémation, transports de corps à l'étranger)
appuyer les chargés de mission territoriaux, notamment pour l'organisation de réunions

Vous exercez vos missions dans le respect des engagements pris par la préfecture dans le cadre de la démarche QUALI'ATE et veillez à maintenir le niveau de qualité ayant permis la labellisation.

Vous travaillez à un rythme de 38H/semaine, bénéficiant ainsi de 16 jours de RTT.
Les horaires flexibles vous permettront d'ajuster aisément votre vie professionnelle à votre vie personnelle.

Les petits + de votre environnement de travail :
- Une qualité de vie dans un département de montagne frontaliers avec les Bouches-du-Rhône, le Var et les Alpes Maritimes
- Encadrement de proximité des équipes logistiques, accueil et courrier;
- Planification des activités de l'équipe technique : travaux en régie, accompagnement des intervenants extérieurs, aménagements des salles de réunion, manifestations, livraisons...

Votre environnement professionnel :
La Sous-préfecture assure la représentation de l'État au sein de l'arrondissement. Ses missions sont diverses et portent sur l'application des politiques publiques : le conseil aux collectivités territoriales, l'organisation des élections municipales partielles, le suivi et la mise en oeuvre des actions de l'Etat et des projets structurants. La Sous-préfecture de Forcalquier a, en outre, une compétence départementale spécifique relative aux projets photovoltaïques et autres énergies nouvelles.

Composition et effectifs du service : Le Sous-préfet et 8 agents : le Secrétaire général (cat A); 2 agents de cat A; 3 agents de cat B; 1 agent de cat C et 1 chauffeur/gardien.

Liaisons hiérarchiques : le Sous-préfet et le Secrétaire général
Liaisons fonctionnelles : La Préfecture, les services déconcentrés, les collectivités territoriales, les usagers.

Vos compétences principales mises en oeuvre :

1- Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel

Avoir des compétences en informatique - bureautique

Avoir des compétences budgétaires et comptables

Avoir des compétences juridiques

2- Savoir-faire
Savoir travailler en équipe

Savoir s'organiser

Savoir rédiger

Avoir l'esprit de synthèse

3- Savoir-être
savoir s'adapter

avoir le sens des relations humaines
niveau pratique requis

Savoir communiquer
niveau maîtrise requis

Vos perspectives :
Évolution vers d'autres fonctions au sein de la sous-préfecture ou vers d'autres services administratifs par l'acquisition de connaissances transversales en matière de politiques publiques et du contexte local.

Durée attendue sur le poste : 3 ans