Gestionnaire Événementiel et Administratif H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

Le/la gestionnaire événementiel et administratif coordonne l'organisation des différents événements de l'Ecole : colloques, réunions, examens, expositions, cocktails, buffets, déjeuners ainsi que fêtes étudiantes, campagnes Bureau des étudiants - bureau des sports, gala, soirées externes, internes...

Rattaché(e) à la Secrétaire Générale Adjointe et cheffe de service, le/la titulaire du poste exercera notamment les missions suivantes :
- Etudier la faisabilité des événements ;
- Dialoguer avec les organisateurs afin de connaître leurs attentes et leur faire connaître les contraintes techniques relatives à l'accueil d'un évènement au sein des bâtiments ;
- Diriger les demandes et mettre en relation les divers interlocuteurs pour d'éventuelles autorisations (interne /externe) ;
- Recevoir et assurer les visites nécessaires des différents prestataires (techniciens, fleuriste, traiteur...) ;
- Rédaction et mise à jour des procédures événementielles ;
- Création et suivis des tableaux de pilotage liées à l'évènementiel ;
- Suivre les demandes d'autorisations (attendre le retour de l'autorisation, les diffuser, communiquer les fiches de sécurité) ;
- Commander les prestations pour les manifestations ou soirées (gardiennage - ménage - électricien) ;
- Contrôler systématiquement la bonne exécution des prestations demandées ;
- Etablir des consignes pour les manifestations sur le site (exemples : accès le week-end, accès soumis à autorisation, visite sur les toits, Films - photographes - Radio, visites d'écoles, etc.) ;
- Gestion des équipements audiovisuel (hors direction de l'enseignement) : Ecrans des halls, salle polyvalente, salle Perronet, etc.)

Poste de catégorie B. Fonctionnaire ou contractuel (CDD 3 ans, rémunération équivalente à celle des fonctionnaires occupant un poste similaire). Poste à temps plein.

Formation Bac +2 assistant/assistante de direction - événementiel avec une expérience souhaitée de 2 ans minimum, des connaissances en ERP serait un plus.

Compétences attendues :
- Savoir organiser et prioriser son activité en fonction des échéances
- Savoir respecter les délais et les procédures
- Avoir le sens des responsabilités, de l'autonomie, de l'initiative
- Savoir transmettre et analyser les informations à sa hiérarchie
- Faire preuve de rigueur et de polyvalence dans son travail

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Qualités souhaitées :
- Savoir collaborer et travailler en équipe
- Savoir établir un contact efficace et adapté aux différents interlocuteurs internes et externes
- Savoir s'exprimer clairement verbalement et par écrit
- Maîtriser les outils bureautiques

Ce poste est accessible aux personnes handicapées.