Gestionnaire Administratif·ve & de Scolarité Formations Internationales H/F - La Rochelle Université

- Catégorie : B (équivalent TECH- J4C42)
- Affectation : Institut Littoral Urbain Durable Intelligent (site Sciences)
- Type : CDD
- Durée de travail : temps plein
- Rémunération : en fonction du niveau d'expérience et du degré d'expertise
- Qualification : Bac +2 / Bilingue langue anglaise
- Expérience : requise dans le milieu des formations universitaires / Débutant·e accepté·e
- Recrutement ouvert à toute personne bénéficiaire d'une RQTH

Vos missions
- Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique, administrative, financière dans le cadre de formations internationales relevant de l'Institut, en particulier les formations développées dans le cadre de l'université européenne EU-CONEXUS et le programme d'excellence EXCELLR.

Sous l'autorité de la responsable du service de scolarité générale, vous aurez pour missions de
- Assurer la coordination des relations avec les partenaires internationaux des formations en lien avec les équipes pédagogiques et les autres services de l'Institut et de l'établissement

Vos activités principales
- Assurer la coordination des relations partenariales de chaque formation internationale
- Communiquer en anglais (réalisation, traduction de documents de communication)
Interagir en langue anglaise avec les partenaires et les étudiants européens et internationaux
- Organiser des déplacements, des réunions, des manifestations,
- Organiser l'accueil des enseignants internationaux et la mobilité des enseignants de La Rochelle Université, initier les actes de gestion financières relatifs aux déplacements et achats
- Participer à l'élaboration des outils de suivi et de reporting partagés dans le cadre des partenariats internationaux (financiers, pédagogiques...)
- Accueillir et conseiller les étudiants
Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants nationaux et internationaux
- Saisir les emplois du temps élaborés par les responsables pédagogiques dans l'application de gestion et assurer le suivi des modifications
- Établir des sessions d'examens et veiller à leur bon déroulement
- Préparer des jurys d'examens et saisir les notes
- Gérer les fiches d'assiduité (et suivi des absences régulières -
- Relance des étudiants pour justificatifs)
- Gérer des conventions de stage, accompagner les étudiants lors de leur stage, organiser des soutenances
- Assurer une bonne information aux équipes pédagogiques, aux enseignants, aux étudiants
- Diffuser le règlement des études, notamment la partie modalités de contrôle des connaissances

Comment candidater?
Votre dossier doit impérativement comprendre :

lettre de motivation
curriculum vitae détaillé
copie du diplôme le plus élevé
Ce dossier est à déposer sur l'application dédiée (Référence du poste : EXCELRRH/LUDI/GEST\_FORM\_INT/JUILLET2025)

AUCUN DOSSIER INCOMPLET OU ENVOYÉ PAR MAIL NE SERA ÉTUDIÉ

Compétences
Compétences opérationnelles

Maitriser l'anglais (niveau B2 du cadre européen attendu) ou plus
Maitriser l'environnement bureautique (Excel) et les outils informatiques appliqués à la scolarité
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Travailler en équipe

Compétences comportementales
Afficher la suite
Capacité d'adaptation aux situations et aux personnes
Capacité d'écoute et de dialogue
Rigueur /Fiabilité
Sens de l'organisation
Réactivité
Confidentialité

Connaissances

Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Techniques de communication
Culture internet
Environnement et réseaux professionnels