Gestionnaire Administratif·ve et Financier·Ere H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions principales :

1. Gestion administrative et financière des projets pédagogiques
- Assurer l'engagement des dépenses, du bon de commande à la constatation du
service fait
o Recherche de devis (hors marché)
o Saisie des bons de commande dans GFC Dépenses
o Vérification des livraisons
- Émission des bons de commande et documents relatifs aux missions d'intervenants extérieurs, en lien avec les autres gestionnaires :
o Utilisation de GFC Dépenses, GFC Missions et de la plateforme du marché de voyage
- Suivi budgétaire des projets partenariaux, notamment le master IPCI
- Réalisation d'actes de gestion administrative divers pour le bureau SGF

2. Gestion des recrutements et de la paie des enseignants vacataires
- Suivi des recrutements en coordination avec les gestionnaires du SGF :
o Vérification des pièces administratives
o Suivi des contrats
o Saisie des heures et mise en paiement en relais opérationnel avec la gestionnaire référente

Contribution à la continuité de service
- Appui ponctuel à l'accueil de l'UFR
- Participation à l'organisation des appels d'examens
- Soutien si nécessaire à des missions au sein de l'établissement

Environnement de travail
Le poste est intégré au bureau service général et finance. Le bureau service général et finance est rattaché au Pôle Affaires Générales, sous la responsabilité du Responsable administratif et financier.

Répartition des effectifs :
- Service Général et Financier (SGF) : 4 personnes
- Espace Accueil et bureau logistique : 8 personnes, Maison des Arts : 3 personnes

Relations fonctionnelles :
- Pôle Études de l'UFR Humanités
- Enseignants et équipes pédagogiques
- Service financier central
- Agence comptable
- Pôle enseignants de la Direction des ressources humaines
- CFA
- Étudiants et partenaires externes

Connaissances :
- Techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Classement, archivage, suivi de dossiers
- Organisation de l'université et fonctionnement des composantes
- Réglementation administrative et budgétaire
- Règle de comptabilité publique

Savoir-faire opérationnel :
- Accueillir, informer et orienter les usagers
- Saisir, mettre en forme et archiver des documents
- Gérer les courriers et les relances
- Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel)
- Maîtriser ou avoir des connaissances sur :
o GFC Dépenses et Missions
o Pêche et Purple et hyperplanning (gestion des vacataires)
o Amplitudes, PJ Missions
- Gérer son activité dans un cadre contraint
- Travailler en équipe et en réseau
- Prioriser, trier et organiser les tâches

Savoir-être :
- Sens de l'accueil et du service public
- Rigueur, fiabilité, discrétion
- Réactivité et adaptabilité
- Polyvalence, dynamisme
- Bon relationnel et esprit d'équipe
- Bonne gestion du temps et des priorités