Adjoint· à la Directrice de la Cité Universitaire Voie des Arceaux - Crous Montpellier Occitanie H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Contexte

L'unité de gestion Voie des Arceaux (fusion de la cité des Arceaux et de la cité voie Domitienne) se compose de 2 cités universitaires et de 6 résidences pour un total de 1938 logements.

Missions

Sous l'autorité directe de la directrice de l'unité de gestion Voie des Arceaux du Crous de Montpellier-Occitanie, l'adjoint(e) assurera les missions suivantes :

Seconder la directrice d'unité de gestion dans sa mission de gestion administrative, financière, matérielle et de management de l'équipe des arceaux

Assurer la direction du site des arceaux en l'absence de la directrice

- Assister et remplacer la directrice de l'unité de gestion lors de ses absences particulièrement sur les sites de Persée, La Panacée, Les arceaux et le Parc
- Représenter le chef d'établissement pendant son absence pour congés
- Être l'interlocuteur-trice privilégié(e) du service vie de campus pour les sites mentionnés
- Être l'interlocuteur-trice privilégié(e) du service culturel (collaboration, gestion salle arceaux)
- Participer à la gestion et le suivi du travail des agents du site voie Domitienne au besoin

Gestion du personnel

- Encadrer les personnels du secrétariat
- Encadrer les personnels de loge
- Encadrer les personnels d'entretien
- Participer à la gestion des personnels des Arceaux
- Participer à la gestion de la pointeuse
- Intervenir dans la gestion et le suivi du travail du personnel de maintenance en l'absence du RST
- Assurer la gestion en matière de ressources humaines (carrières des personnels, absentéisme, médecine du travail, contrats de travail, états de salaires, plannings des personnels, gestion du temps de travail, etc.)

Gestion logistique
- Vérifier les données hébergement (remboursements, droits constatés)
- S'assurer du respect du règlement intérieur au sein des sites rattachés
- Suivre le taux d'occupation de la cité et des résidences rattachées
- Participer à la préparation de la rentrée
- Répondre aux attentes des résidents
- Veiller au bon fonctionnement des structures rattachées
- Assurer la bonne communication entre l'administration et les résidents et gérer les problématiques de premier niveau
- Assurer le suivi rigoureux des entreprises de nettoyage affectées en résidences
- Suivre l'inventaire des produits d'entretien
- Suivre les affectations des logements d'urgence en liaison avec la loge, le secrétariat et le service social (ménage, respect des affectations, préparations des kits linge)
- Etablir les besoins en matériel et produits d'entretien
- Vérifier tous les logements de la structure avant affectation

Missions transversales

- Assurer la gestion des étudiants référents de l'ensemble de l'unité de gestion
- Seconder le DUG dans sa mission de responsable sécurité : aide au suivi des contrôles techniques obligatoires, levée des observations, tenue des tableaux de bord, évaluation des risques professionnels par le biais du Document Unique.

Savoir-faire

Connaissance du monde universitaire et des problématiques étudiantes

Connaissances règlementaires en matière de ressources humaines ;

Connaissance générale des règles de gestion des personnels et du temps de travail ;

Capacité à manager une équipe

Gestion matérielle et financière Connaissance des logiciels bureautiques

Savoir rendre compte

Savoir-être

Capacité à travailler en équipe, à être force de propositions Sens de l'autonomie;
Afficher la suite
Sens du relationnel et de la communication

Sens du service public;

Loyauté;

Autonomie et disponibilité;

Prise d'initiatives;

Respect de la confidentialité;

Coordination et répartition du travail;

Faire face au stress engendré par la présence du public;

Discrétion et réserve;

Aptitude à exercer des responsabilités ;

Aptitude à l'encadrement et à l'animation d'équipe ;

Aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation ;

Capacité à distinguer et gérer les priorités ;

Dynamisme et réactivité ;

Sens de l'organisation ;

Capacité à rendre compte

Rigueur

Sérieux

Réactivité

Diplomatie

Organisation

Gestion administrative et financière
- Suivre les courriers de relances
- Etablir les bons de commande en l'absence pour congés de la directrice
- Etablir la fin de mois en alternance avec le directeur adjoint du site de voie Domitienne
- Suivre les débiteurs, effectuer les relances et courriers en liaison avec le secrétariat
- Suivre les dossiers contentieux
- Traiter et contrôler le traitement des factures
- Seconder la directrice en suivant le taux de d'occupation de la cité et des résidences rattachées et optimiser le remplissage
- Assurer tout l'affichage à destination des personnels
- Gérer tout autre dossier confié par la directrice d'unité de gestion