Secrétaire Médical - Faculté Médecine H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission
- Gérer et suivre la procédure de prise de RDV des étudiants et assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants dans le cadre des RDV systématiques avec les psychologues :
- Assurer l'interface entre les étudiants et les différents personnels du SSE
- Tenir et gérer les agendas des rendez-vous des psychologues du site médecine
- Gérer et traiter les informations écrites et orales
- Accueillir, informer et orienter :
- Réception des étudiants, accueil téléphonique, courriel
- Réception de l'ensemble du public se présentant
- Identification et recensement des besoins et attentes des patients
- Orientation du public en interne ou vers les partenaires extérieurs
- Assurer la bonne tenue et organisation de l'espace d'attente
Secrétariat et assistance :
- Création du dossier patient : enregistrement des informations personnelles
- Suivi administratifs en lien avec le caractère systématique des rdvs notamment la gestion et suivi des crédits ECTS des étudiants dans APOGEE tout au long de leurs parcours
- Mise à jour des données sur l'ensemble des logiciels dédiés
- Transmettre l'ensemble des informations courantes à la Directrice et à la Responsable administrative
- Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
- Réception, enregistrement et diffusion du courrier
- Envoi aux étudiants d'un questionnaire en amont du RDV, permettant de cibler les besoins de l'étudiant
- Gestion des stocks en papeterie et bureautique
- Appui ponctuel aux activités du secrétariat du service de santé étudiante (SSE) du site du Plat d'Étain.

Connaissances
- Bonne connaissance de l'environnement universitaire, du fonctionnement de l'établissement et des activités de ses composantes,
- Maitriser et suivre les règles administratives et financières de l'établissement
- Maitriser l'outil informatique de gestion des dossiers médicaux et le pack-office
- Maîtrise de l'expression écrite et orale
- Compétences opérationnelles
- Savoir répondre au téléphone, prendre en note et transmettre un message
- Savoir organiser son travail de façon autonome et savoir prendre des initiatives
- Être à l'aise avec l'outil informatiqueet faire preuve d'initiative : Pack Office, logiciel des dossiers médicaux et de la gestion électronique des feuilles de soins
- Savoir appréhender les évolutions liées à l'activité du service
- Transmettre les informations courantes à la directrice et à la responsable administrative
- Compétences comportementales
- Travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire sur un site distinct
- Savoir accueillir, être à l'écoute du public et répondre à ses attentes
- Savoir faire preuve de diplomatie, de courtoisie et de réactivité
- Savoir travailler en équipe de manière collaborative et avoir le sens des relations humaines
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité (soumission au secret professionnel)
- Faire preuve de rigueur et d'organisation dans le traitement des dossiers
- Faire preuve d'initiative et de souplesse.
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Capacité d'adaptation face à une équipe pluridisciplinaire et à une charge de travail variable selon les périodes de l'année