Assistant Administratif - Gestion des Formations et Outils de Pilotage H/F - Aix Marseille Université

Vos missions

Rattaché(e) à la directrice du centre et en lien avec l'équipe :

· Concevoir, formaliser et mettre à jour les procédures de gestion des formations (de la création au suivi des attestations de présence);

· Administrer le logiciel de gestion de formation Sygefor et participer à l'administration de Callisto-Formation (Moodle);

· Organiser et assurer le suivi des formations, journées d'études et événements institutionnels;

· Participer à l'accueil logistique des stagiaires et formateurs lors des formations.

Vos activités principales

Gestion et suivi des formations : conception des procédures, gestion des stagiaires dans Sygefor, mise à jour des publipostages, création de sessions de formation (présentiel et distanciel).
Administration Sygefor : gestion des conventions, nettoyage de la base, extraction de rapports statistiques.
Déploiement sur Callisto-Formation (Moodle).
Organisation d'événements : journées d'études, conseils, événements culturels.
Accueil des stagiaires et formateurs : gestion logistique des salles, matériel et actions de sensibilisation au handicap.

Compétences attendues :

ü Connaissance du fonctionnement d'une université et des principes de formation continue;

ü Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel), messagerie (Outlook);

ü Aisance dans la rédaction d'e-mails d'information et l'accueil téléphonique;

ü Capacité à administrer Moodle et un logiciel de gestion de formation

Savoir-être :

ü Rigueur, organisation, polyvalence;

ü Goût pour le travail en équipe;
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Adaptabilité et réactivité