Assistant de Direction Auprès de la Secrétaire Générale et de la Secrétaire Générale Adjointe H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

L'assistant(e)de direction assure, en binôme avec l'attaché de direction, le secrétariat particulier de la Secrétaire général (SG) des ministères sociaux et de son adjointe (SGA). Il/Elle assure également les missions de secrétariat du pôle santé-ARS, structure d'appui placée auprès de la Secrétaire générale.

Placé(e) directement auprès de la cheffe de cabinet, il/elle participe à la bonne organisation du travail au niveau de la direction du Secrétariat Général en assurant la gestion et le suivi opérationnels des agendas de la SG, de la SGA et du chef du pôle Santé-ARS. Il/Elle assure notamment le traitement, l'enregistrement et la circulation des courriers et réalise le suivi des différentes sollicitations ; il/elle peut apporter un appui opérationnel à l'organisation des événements, et facilite les relations avec l'ensemble des parties prenantes du Secrétariat général. Il/Elle assure également des missions de secrétariat en appui du pôle Santé-ARS (planification de réunions, organisation logistique du séminaire des DG ARS, appui à la mise en oeuvre du conseil national de pilotage (CNP) des ARS...).

Au sein du Secrétariat général, vous en assurerez l'accueil physique et téléphonique en interface avec l'ensemble des acteurs de politiques sociales, en participant à l'organisation de la journée de la SG et la SGA et en sécurisant leurs déplacements.

Méthodique et organisé(e), ces compétences vous seront précieuses dans la constitution des dossiers, la tenue des listes de diffusion, ainsi que le suivi des courriers et des parapheurs. Vous assurerez la saisie d'informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur.

En assurant la gestion des avis de réunions interministérielles et le suivi des demandes de la Cour des comptes, vous participerez à la mise en oeuvre des politiques publiques et à sa modernisation.

Vous serez un(e) interlocuteur-trice régulier-ère des cabinets ministériels (Santé, Travail, Solidarités, Famille), des directions ministérielles, des agences régionales de santé (ARS), des réseaux territoriaux, et des différents interlocuteurs institutionnels.

Dans un esprit d'entraide, vous participerez pleinement au collectif de travail des structures d'appui placées auprès du SG, plus généralement au bon fonctionnement et à la bonne communication entre les différent(es) collaborateurs-trices.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)
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Connaissances :

Mise en oeuvre des techniques de secrétariat - E
Gestion des agendas et des plannings - E
Travail en équipe - E
Maîtrise de l'outil informatique et du Pack Office - M

Savoir-être :

Etre méthodique, rigoureux-se et organisé-e ***
Etre réactif-ve et savoir prioriser les tâches ***
Réelle capacité d'écoute et de synthèse ***
Savoir travailler en équipe ***
Qualités réactionnelle et rédactionnelle ***
Faire preuve de discrétion professionnelle / devoir de réserve ***

Savoir-faire :

Savoir rendre compte et réaliser divers types de documents - M
Suivre, harmoniser et mettre à jour les procédures internes pour fluidifier le fonctionnement - M
Bonne expression écrite et orale - M
Respect des délais - E