Assistant de Scolarite Institut de Formation en Pedicurie-Podologie - H/F - Fonction publique Hospitalière

Mission(s) générale(s)
- Participer aux activités du département de la scolarité en recueillant et traitant les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
- Contribuer au bon fonctionnement de l'institut / école

Principales activités
- Activités administratives
- Accueil, information, renseignement et orientation des publics (étudiants, partenaires, publics extérieurs) : accueil physique, traitement des demandes téléphoniques et par mail.
- Gestion du courrier : enregistrement, diffusion, rédaction, classement.
- Gestion et suivi des demandes d'interventions de maintenance.
- Recensement des besoins de matériels et consommables et gestion des commandes (Cpage, Lyreco).
- Suivi des effectifs des promotions.
- Gestion des bases de données.
- Gestion et co-instruction des demandes de financement et suivi des assiduités mensuelles (EP, Kairos, OPCO, TRANSITION PRO, Conseil Régional...).
- Constitution des dossiers de déclaration des accidents de travail des étudiants / élèves (Net Entreprises)
- Création et mise à jour de la formation sur EDOF.
- Collecte des règlements des droits d'inscription et frais de scolarité, établissement du bordereau d'enregistrement des paiements et suivi des paiements (sous-régisseur).
- Gestion et suivi des vacations.
- Contribution à la réponse aux enquêtes (Santé Ecole, DGOS, DRESS, SOLSTISS, etc.).
- Contribution à l'organisation des instances de l'institut : établissement de l'ordre du jour, envoi des convocations et dossiers portés à l'examen de l'instance aux membres et aux élèves et étudiants, vérification de l'obtention du quorum, préparation de la salle et des chevalets. Rédaction du compte-rendu de l'instance : rapport des échanges et des décisions de l'instance. Edition et expédition des notifications de décisions des instances.
- Gestion administrative de la scolarité
- Gestion des inscriptions pour la rentrée<...

Pré-requis au poste

Maîtrise de Excel

Expérience souhaitée en gestion administrative au sein d'un institut de formation

APTITUDES attendues (SAVOIR-FAIRE)
- - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- - Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
- - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

Afficher la suite
- - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- - Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
- - Travailler en équipe / en réseau
- - Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

CONNAISSANCES attendues
- - Accueil téléphonique
- - Bureautique
- - Classement, archivage
- - Logiciels spécifiques de scolarité
- - Gestion administrative
- - Communication / relations interpersonnelles
- - Référentiel de formationTechnologies de l'information et de la communication (NTIC)