Agent Chargé de l'Accueil Général du Public et Secrétaire de Direction H/F - Fonction publique de l'État

Accueil général du public (50%) :
- Assurer l'accueil du public en transversalité du secrétariat de direction ;
- Classer le courrier ;
- Orienter les usagers vers le(s) service(s) compétent(s) ;
- Mettre en relation et suivre la prise en charge de l'appel ;
- Expliquer les procédures aux usagers ;
- Contrôler la complétude des dossiers ;
- Assurer la continuité de l'information dans un cadre de gestion de crise.

Secrétariat de direction (50%) :
- Assurer le secrétariat de direction en transversalité avec l'accueil du public ;
- Diffuser les comptes rendus en interne et auprès des partenaires extérieurs ;
- Assurer la prise de rendez-vous du directeur départemental et de l'équipe de direction ;
- Assurer l'interface avec les autres secrétariats ;
- Gérer les notes d'information et notes de service ;
- Préparer les réunions.

Missions :
- Assister le directeur et l'équipe de direction afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, renseigner les usagers...) ;
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
- Pouvoir prendre en charge le suivi complet de dossiers, suivi de relance ou d'événements spécifiques (organisation de séminaires, comité de direction...) ;
- Gérer la partie communication de la direction (presse, intranets, site préfecture...) ;
- Gestion administrative Direction

Les candidatures seront effectives dès réception du CV et de la lettre de motivation via le courriel ****@****.**

Connaissances :

Connaissance de l'environnement institutionnel ;
Techniques d'accueil ;
Maîtrise des outils et applicatifs informatiques ;
Bonne maîtrise de la recherche documentaire ;
Qualité rédactionnelle ;
Expression orale ;

Savoir-être :

Sens des relations humaines, qualité d'écoute, discrétion ;
Capacité d'adaptation, d'initiative, dynamisme, réactivité ;
Polyvalence, adaptabilité, disponibilité ;
Faire preuve de diplomatie ;
Maîtrise de soi ;
Sens de l'analyse ;
Afficher la suite
Savoir-faire :

Pouvoir réaliser des synthèses ;
Organiser des réunions ;
Savoir accueillir ;
Rédiger des documents et des comptes rendus ;
Communiquer ;
Expliquer ;
Maîtriser les outils informatiques ;
Organiser et planifier le travail ;
Respecter le secret professionnel ;
Savoir apporter un conseil ou un appui ;
Savoir rédiger une réponse ;
Savoir travailler en équipe ;
Savoir rendre compte ;
Savoir être en relation avec les partenaires ;