Assistant Évènementiel - Mairie de la Chapelle-D'Armentieres H/F - Fonction publique Territoriale

MISSIONS
Sous l'autorité hiérarchique du responsable du pôle ville Evènementielle, le/l'assistant(e) évènementiel prend en charge les préparatifs et l'organisation administrative des événements qui s'inscrivent dans la stratégie du Pôle Ville Evènementielle.
Il/elle participe ainsi à l'organisation des événements et aux actions culturelles, réalise le suivi et l'organisation administratifs du pôle et assure le suivi des dépenses budgétaires.

L'assistant(e) évènementiel participe à l'organisation des événements et aux actions culturelles :
- Assurer la veille protocolaire, alimenter la base de données
- Réaliser les déclarations aux organismes de récupération des droits
- Gérer la vente de billets via le logiciel de billetterie
- Etablir les plans des différents événements et les dossiers administratifs pour les autorités
- Convoquer et réaliser les fiches missions des agents sur les missions évènementielles
- Soutenir ponctuellement la mise en place technique au sein du centre culturel et lors des événements
Il/elle réalise l'organisation et le suivi administratif du pôle :
- Préparer les réunions et les commissions
- Rédiger les courriers, les comptes-rendus, rapports
- Rédiger et suivre les délibérations concernant les conventions de partenariat, l'occupation du domaine
- Rédiger des protocoles de suivi des événements adressés aux élus
- Préparer les plannings des équipes
- Suivre les heures supplémentaires des agents lors des événements
L'assistant(e) évènementiel assure le suivi des dépenses budgétaires du pôle :
- Suivre les stocks alimentaires de la salle
- Rédiger les bons de commande en lien avec les activités du pôle évènementiel et suivre le budget

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