Secrétaire de Direction H/F - Residence le Maine

Au sein d'une Résidence Autonomie pour personnes âgées et sous la responsabilité du directeur de la mutuelle, vous assurez le poste de secrétaire de direction en contrat d'alternance (24 mois).

Vous effectuerez les tâches de secrétariat courantes, d'accueil de l'établissement et assiste la direction dans ses fonctions.

Missions :
- Réalisation de travaux administratifs courants liés à la vie de l'entreprise (procédures, montage de dossier, classement et gestion du courrier, archivage)
- Rédaction des mails, courriers, comptes rendus des réunions et autres documents professionnels
- Accueil physique et téléphonique des Résidents et visiteurs, transmet ou filtre les communications téléphoniques et assure le premier niveau de contact, gestion de la messagerie électronique
- Gère les stocks et les commandes de fournitures administratives, produits alimentaires et sanitaires
- Renseigne et fait visiter l'établissement aux prospects
- Mise en place et suivi du dossier des Résidents
- En lien avec le service de restauration, assure le suivi des repas des Résidents
- Gère la facturation et la comptabilité clients
- Assure le suivi individuel des Résidents vie le DUI (Dossier Usager Informatisé)
- Participe aux animations proposées aux résidents
- Assiste les résidents si besoin dans leurs démarches administratives
- Porte assistance aux résidents en cas d'appel malade et agit dans leur intérêt
- Planifie, prépare et organise des réunions et événements, rédige et communique les comptes rendus et/ou les autres documents liés
- Contribue à la gestion, la circulation et la coordination des différents services, de l'information en interne et en externe (gestion de l'affichage dynamique, liens avec les partenaires)
- D'une manière générale, assiste et soutient de façon permanente la vie professionnelle de la direction et des élus de la Mutuelle Cantonale
- Assure le secrétariat et le suivi financier de la Mutuelle Castelrenaudaise

Profil :
- Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et discret(e). Travail en équipe et bon sens du relationnel et du service.

Conditions de travail :
- Contrat d'alternance
- Niveau d'étude : Master ou licence minimum
- Horaires en journée : 8h00-17h00
- Salaire : 80 % du smic

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Méthode de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles,Sténographie, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser et contrôler un approvisionnement, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser une veille documentaire, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.