Adjoint au Responsable de Service des Affaires Générales H/F - Mairie Fontaine

SERVICE
Le service des Affaires générales de la ville de Fontaine recherche son Adjoint(e) au Responsable de Service des Affaires Générales - Agent(e) chargé(e) des Élections et d'État Civil dans le cadre d'une vacance de poste.

MISSIONS
Sous la responsabilité du responsable du service Affaires générales, l'agent est chargé :
- Du secteur électoral et de l'organisation des scrutins politiques.
- Du Recensement militaire.
- Des jurys d'Assises.
- Des missions ordinaires de l'état civil, actes d'état civil, mariages, certificat de vie.
- Des missions liées au secteur funéraire.
- Des demandes de PACS, changement de nom et de prénom.

Gérer les élections :
- Accueillir, renseigner, inscrire les citoyens.
- Gérer et la réviser les listes électorales.
- Participer au scrutin et tenue du bureau centralisateur.
- Conseiller sur la partie juridique et réglementaire sur les procédures électorales.

Gérer les Jurys d'assises :
- Constituer les listes de candidats.
- Convoquer les candidats et constituer les dossiers à transmettre au Tribunal judiciaire.

Gérer le recensement citoyen :
- Accueillir, renseigner, inscrire tous les jeunes de 16 ans.
- Constituer et suivre les listes trimestrielles du recensement militaire (organiser la base de données et la télétransmission au service des Armées).

Traiter les demandes de l'état civil :
- Accueillir les usagers et traiter les demandes en matière funéraire, état-civil,
formalités : déclaration de reconnaissance, mariage, PACS, changement de nom et de prénom.
- Accompagner les familles, constituer le dossier et délivrer les différentes autorisations funéraires.
- Gérer la vente et le renouvellement des concessions.

Missions en tant qu'Adjoint au responsable de service :
- Encadrer les 2 agents logistique/vaguemestre.
- Aider à la coordination de l'activité et de l'équipe en lien avec le responsable de service.
- Assister le responsable de service dans la préparation des commissions électorales et des scrutins.
- Assister la préparation et le suivi du budget du service.
- Faire une veille juridique dans tous les secteurs.

PROFIL ET COMPÉTENCES
- Maîtriser le cadre législatif et réglementaire relatif aux élections et recensement.
- Connaître les fondamentaux de la comptabilité et des marchés publics.
- Connaître l'information générale relative à l'état civil (IGREC).
- Connaître les procédures administratives relatives à la délivrance des actes d'état civil, des pièces d'identité et des concessions funéraires.
- Savoir utiliser les tableaux de bord et les outils de planification.
- Connaître les principes rédactionnels du compte rendu.
- Accueillir et renseigner les usagers sur les questions d'inscription sur les listes électorales, de recensement militaire, sur les services de l'état civil, les titres d'identité.
- Accueillir et accompagner les familles en deuil, les renseigner sur l'obtention d'une concession funéraire
- Gérer la mise à jour des listes électorales
- Convoquer les commissions de révisions des listes électorales et de recensement militaire.
- Assurer une veille juridique et réglementaire en matière électorale.
- Collaborer à l'organisation logistique des élections, au contrôle des documents procédures liés aux scrutins.
- Suivre l'exécution budgétaire du service.
- Être en relation avec les fournisseurs et prestataires de services.
- Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse
- Être rigoureux, organisé, autonome, savoir prendre des initiatives, maîtriser les situations de tensions et de conflits potentiels.

CONDITIONS DE RECRUTEMENT
- Poste permanent sur le grade de Rédacteur (B), ouvert aux titulaires ou à défaut contractuels, ou au détachement pour les autres fonctions publiques.
- Rémunération statutaire : traitement indiciaire, régime indemnitaire et prime annuelle.
- Prise en charge possible d'une mutuelle et/ou prévoyance labellisée + COS38 + COSACAF + prise en charge des abonnements de transports en commun à hauteur de 75%, abonnement vélo à 100%

Experience : 12 Mois

Compétences : Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil, Gestion des affaires générales :, Superviser la gestion de la liste électorale et veiller à l'organisation et au bon déroulement des élections, Préparer et suivre l'exécution du budget, Accueillir et fournir des renseignements à la population locale

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.