Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Fonction publique de l'État

Missions :

L'assistant(e) assure notamment :
- La diffusion de l'offre de formation via différents canaux (téléphone, courriels, site internet).
- L'information des publics sur les formations, conditions de participation et modalités d'inscription.
- La communication entre stagiaires et responsables de formation.
- Le bon déroulement de toutes les formations mises en place : suivi administratif, logistique et financier des formations (contrats, conventions, réservations, remboursements de frais, etc.).
- La gestion logistique et administrative des sélections et des jurys de certification.
- Le suivi budgétaire en lien avec l'adjoint en charge des aspects administratifs et financiers, le responsable de l'unité et les chef(fe)s de projet formation.
- L'élaboration et/ou l'actualisation des dossiers d'inscription.
- La collecte de données pour les bilans et enquêtes pédagogiques.

Il(elle) participe à :
- La vérification du processus qualité de la formation.
- L'élaboration du budget prévisionnel en collaboration avec les responsables de formation et l'adjoint en charge des aspects administratifs et financiers du chef du pôle formation.
- La conception et la réalisation de plaquette d'information, de communication.
- La conception de nouveaux outils en vue de l'amélioration des tâches administratives.

Activités principales :

Gestion administrative et financière des formations professionnelles continues en lien avec l'offre annuelle de formation notamment le DESJEPS :
- Gestion et suivi des dossiers stagiaires : inscriptions, conventions, attestations, financements (OPCO, employeurs, France Travail, etc.).
- Gestion et suivi des intervenants : rapports d'opportunité, contrats, devis, factures, services faits.
- Organisation logistique : transport, repas, hébergement, notes de frais.
- Organisation des sélections et jurys d'examen,
- Interaction avec les interlocuteurs et interlocutrices des fédérations partenaires du DESJEPS dans le cadre du suivi administratif et financier.

Activités transversales :
- Actualisation et mise en forme du catalogue de formation en ligne.
- Alimentation du logiciel de gestion des formations.
- Soutien administratif aux activités du pôle formation dans le cadre du réseau Grand INSEP et de l'animation de l'Ecole des cadres.

Missions occasionnelles :

Dans sa spécialité ou son expertise, pour l'ensemble des services de l'INSEP, et dans le respect des missions dévolues à la catégorie d'emploi de l'agent, est susceptible de collaborer à la dispense de formations, ainsi que d'élaborer, d'animer ou d'évaluer des formations, le cas échéant sous la supervision du/de la formateur(trice) référent.

Connaissances - savoir :
- Rédaction administrative, outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Environnement institutionnel (ministère, établissements publics, fédérations).
- Réglementation de la formation professionnelle, comptabilité publique.

Savoir-faire :
- Maîtrise de l'expression écrite et orale.
- Rédaction de documents administratifs.
- Application de textes réglementaires.
- Suivi budgétaire
- Utilisation avancée d'outils informatiques (logiciels de gestion) et Pack Office, SharePoint, etc.

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Savoir-être :
- Sens du service public et de l'intérêt général, confidentialité.
- Organisation, rigueur (méthodologie de classement), autonomie.
- Capacité à travailler en équipe, à rendre compte, à demander de l'aide si nécessaire.
- Force de proposition, curiosité
- Adaptabilité à de nouveaux projets et aux évolutions de l'offre de formation.
- Excellentes compétences relationnelles et de communication.

Outils spécifiques au poste :
- Logiciels INSEP : Agate, Sporteef, PSQS, logiciel des vacations, Notilus
- Logiciels institutionnels (ministère, Direction régionale Jeunesse & Sports) : FOROME; FORMAJES (Ecole des Cadres)
- Logiciel de comptabilité : Cégid-Qualiac
- Plateformes des financeurs : AFDAS, Kairos, Dokelio, EDOF, etc.