Chargé de la Gestion Financière H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

1/ Coordination et direction des services commandes d'achat et voyages d'affaire:

Encadrer et superviser les personnels des services commandes d'achat et voyages d'affaire dans leur activité et dans leur évolution au sein de la direction: planifier les congés et les absences en veillant à la continuité du service, valorisation des collaborateurs, organisation du travail et responsabilisation

Organiser la répartition du travail avec identification des priorités, formaliser et mettre en place des processus de travail dans une démarche participative

Assurer la fluidité à toutes les étapes du flux, gérer et réduire les stocks en attente, recenser les anomalies et les blocages

Accompagner les collaborateurs sur le suivi des flux de commandes d'achat: reporting, nettoyage régulier des services faits, améliorer le dispositif de réponses apportées, etc.

Assurer le suivi de la règlementation et son application pour les frais de déplacements

Suivre les dossiers complexes ou litigieux

Analyser les anomalies et les dysfonctionnements du flux dépenses pour ensuite établir un plan d'actions qui permettra d'améliorer la qualité et la fluidité des opérations financières

Participer au respect du délai global de paiement des factures liquidées (30 jours)

Exercer une activité de veille sur les aspects règlementaires

Apporter un appui technique en matière de règlementation et utilisation du logiciel SIFAC

Garantir l'animation de la formation des personnels des services et veiller à la formation continue des personnels

Assurer une collaboration dynamique avec les services de l'établissement: conseiller les services, travailler en collaboration avec le service facturier

Assurer un reporting régulier sur l'activité des services

2/ Aide au pilotage :

Formaliser les procédures et modes opératoires internes liées au secteur de la dépense, tant dans le domaine règlementaire que technique (SIFAC)

Participer aux groupes de travail sur le contrôle interne en matière de dépenses (processus, cartographie des risques, élaboration des notes communes, etc)

Mettre en place la carte achat: intégration du relevé d'opération marché de voyage

Vérifier et suivre la Production et collecte des données juridiques, comptables
et/ou financières prévues par la réglementation (pièces justificatives, charges à payer, etc.)

Assurer le suivi des états de dépenses pour transmission aux différents financeurs et partenaires

Participer aux projets/temps forts des services pour les opérations de clôture, arrêtés intermédiaires, reprises d'activité...

Organiser les missions relatives à la réalisation, la mise en oeuvre et au suivi des opérations financières et/ou comptables dans le respect des techniques et des procédures applicables au domaine de la gestion financière.

Expérience en management exigé

Maitrise d'Excel indispensable et adaptabilité aux logiciels métier.