Assistant·e du Doyen des Assesseurs et du Directeur du Campus H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions principales
- Assurer le secrétariat et l'assistance administrative, technique et logistique du.de la doyen.ne, des vice-doyen.ne.s, du.de la Directeur.rice des Services d'Appui et du.de la Directeur.rice Adjoint.e des Services d'Appui de la Faculté
- Participer à la mise en oeuvre de la vie institutionnelle de la Faculté (conseils, conseils restreints, commissions...)
- Participer aux opérations électorales de la composante (Conseils, Commissions, Instances, Départements...)
- Mettre en oeuvre les missions relevant du bureau des affaires institutionnelles : accords, conventions...

17 Conseils Pléniers et 19 conseils Restreints sur l'année universitaire 2023-2024
8 élections
34 délibérations

Activités principales et associées

Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité
Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure =
Gérer les plannings et les agendas de l'équipe de Direction, et des réunions des instances
Gérer le courrier, la messagerie
Appliquer des procédures de gestion
Gérer des bases de données, mettre à jour des indicateurs
Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers
Suivre les différentes phases de procédures administratives et d'instruction des dossiers
Assurer le suivi des décisions et leur exécution
Participer à la veille juridique

Élaborer des fiches de procédures
Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et externes
Gérer les aspects logistiques
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Organiser le classement d'un fonds documentaire
Procéder à l'archivage des pièces administratives
Contribuer à la réalisation de tableaux de bord
préparer les séances du Conseil et des commissions facultaires (convocation des élus, listes d'émargement, documents préparatoires)
établir les relevés de décision, compte-rendu des conseils, relevés de décision des commissions formation et recherche
Participation aux processus électoraux

Compétences requises

Connaissances générales :
- Retranscription
- Saisie de note de réunion
- Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et externes

Compétences techniques et organisationnelles :
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Informer et rendre compte Praticien confirmé
- Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
- Planifier son activité
- Travailler en équipe
- Utiliser les techniques de classement et d'archivage
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Rédiger des écrits d'information et d'aide à la décision (notes, rapports, synthèse)
- Maîtrise de l'environnement technologique spécifique : prise en main des applicatifs spécifiques liés à la publication des actes réglementaires : LégiUlille, application instance...
- Maîtrise de la communication des décisions, délibérations des instances.
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Qualités relationnelles et comportementales :

Confidentialité Capacités d'écoute et de dialogue
Savoir s'adapter à son interlocuteur
Etre réactif
Savoir gérer les priorités / travailler en anticipation
Etre respectueux des règles
Rigueur
Force de proposition

Domaines de formation et expériences souhaitables

Formation Administrative et Juridique