Gestionnaire Contrat de Formation H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Préparation des actions de formation
- Vous saisissez les données relatives aux actions FTLV sur YPAREO (logiciel interne)
- Vous préparez et diffusez les documents liés à l'organisation des actions de formation (calendrier, conventions entreprises, contrats de formation individuels...)
- Vous gérez l'organisation matérielle des actions : réservation des salles et des moyens pédagogiques, en fonction des demandes des intervenants, et des contraintes spécifiques (examens, conférences...)
- Vous préparez les dossiers d'ouverture de stage, constituez et mettez à jour les dossiers apprenants

Planification des formations

Selon le type de formation, et en lien avec le chef de service et des autres services internes de l'université, vous pouvez être amené(e) à assurer dans Ypareo, la planification des formations, le positionnement des intervenants internes/externes en se coordonnant avec les référents SGSE/e-vacataires et la réservation des salles correspondantes

Réalisation des actions
- Vous assurez l'accueil et le suivi des usagers : entreprises, stagiaires et apprentis
- Vous préparez la synthèse des heures (Système de gestion des services d'enseignement - SGSE) pour la cellule financière en lien avec le chef de service.
- Vous assurez un relai avec les enseignants, responsables de filière, entreprises, tuteurs ou maîtres de stage
- Vous assurez l'émission et la transmission de documents administratifs liés au déroulement des formations : attestations, états de présence-absence, bulletins, emplois du temps, convocations aux réunions, inscriptions des apprentis/stagiaires aux examens...
- Vous gérez administrativement les éventuelles ruptures ou départs en cours de formation des apprentis
- Vous suivez les émargements, mettez à jour les présences/absences
- Vous préparez les clôtures/évaluations, certifications, attestations
- Vous centralisez les évaluations de satisfaction des apprenants, les communiquez auprès du chef de service FTLV
- Vous participez aux Comités de perfectionnement et en rédigez le compte-rendu

Activités spécifiques
- Vous assurez une coordination auprès des enseignants et apprenants sur les plateformes pédagogiques on-line des formations (dépôt des cours, diffusion d'informations, organisation des formations, création des comptes ou d'espaces...)
- Vous assurez ponctuellement d'autres activités du service

Contexte du poste : L'université de Bordeaux a créé des services FTLV dans ses composantes pour une gestion commune de l'apprentissage et de la formation continue. Suite à la fusion de l'unité d'apprentissage et du service formation continue, l'activité du nouveau service FTLV s'organise de façon à assurer l'autofinancement et à développer des activités bénéficiaires, en conservant les usagers au coeur des actions du service.

Titulaire d'un diplôme en lien avec le domaine de l'emploi / formation / RH, vous possédez une expérience réussie sur des missions similaires.

Cette fonction requiert :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- S'exprimer de façon claire et concise
- Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
- Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Rédiger des documents simples d'information et de communication
- Des compétences comportementales : autonomie, organisation, sens relationnel