Agent Chargé de l'Accueil et du Courrier - Conseil Departemental des Landes H/F - Fonction publique Territoriale

Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'Hôtel du Département et de l'Hôtel Planté.
Accueillir, renseigner et orienter le public.
Représenter l'image du Département des Landes auprès des usagers.
Assurer la collecte, la distribution, l'affranchissement, l'expédition du courrier de l'ensemble des services du Département.

Assurer l'accueil physique des usagers, des élus.
Exercer les fonctions de standardiste : être garant de la qualité de l'accueil téléphonique de l'usager.
Assurer le suivi des réservations de véhicule / distribuer les pochettes des véhicules du pool de l'Hôtel du Département.
Enregistrer les réservations de salles de réunion, procéder aux modifications demandées.
Gérer les codes WIFI des visiteurs.
Avertir suivant un protocole en cas d'alarme incendie (consignes de sécurité).
Réceptionner, collecter, enregistrer, affranchir, expédier, distribuer le courrier du Département des Landes au siège et sur l'agglomération de Mont de Marsan.
Collecter les courriers/colis des services du Département situés au siège et sur l'agglomération de Mont de Marsan.
Affranchir et expédier les courriers et colis de tous les services.
Réceptionner les colis (palettes, plis) livrés par des transporteurs privés et compléter le fichier de suivi.
Assurer la mise sous plis de documents.

Être garant du service public.
Obligation de confidentialité et de réserve.
Participer à la valorisation de l'image du département en donnant une bonne image de la collectivité au travers de son attitude et de sa présentation.
Être très disponible, au service du public.
Faire preuve de ponctualité.
Tenue correcte exigée.
Être polyvalent : travail sur informatique, adaptabilité à plusieurs postes de travail suivant planning.
Permis de conduire.

Savoir-faire :
- Connaître l'organisation des services du Départemental des Landes, connaître leur activité pour orienter les interlocuteurs et distribuer les courriers.
- Appliquer les techniques de communication pour la qualité de l'accueil.
- Recevoir, filtrer, orienter les appels téléphoniques.
- Rechercher et mettre en relation des correspondants.
- Savoir transmettre tout dysfonctionnement.
- Savoir identifier et gérer une demande et son degré d'urgence.
- Connaître le fonctionnement du poste standard, des annuaires, du logiciel d'occupation des salles, de gestion des codes WIFI, du logiciel de gestion des réservations des véhicules et autre équipement spécifique (défibrillateur).
Savoir-être :
- Avoir le sens du service public.
- Savoir travailler en équipe.
- Disposer de qualités relationnelles.
- Capacité d'adaptation : adapter son langage à chaque interlocuteur.
- Capacité d'écoute et de transmission : en cas de doute sur la demande du correspondant, savoir poser les bonnes questions et/ou reformuler la demande.
- Capacité d'initiatives et de réaction dans la gestion des accueils, du standard, du pool véhicules.
- Faire preuve de curiosité.
- Faire preuve de discrétion, de patience, de maîtrise de soi.
- Faire preuve d'enthousiasme et de dynamisme.
- Faire preuve d'aisance et de calme.
- Capacité à tenir des délais et respecter les contraintes de temps