Assistant du Cabinet du Maire H/F - Mairie

La Ville de Florange (12 000 habitants), située au coeur de la allée de la Fensch, au sein de la Communauté d'Agglomération du Val de Fensch, recrute un ou une assistant(e) du cabinet du Maire.

Sous l'autorité de la Directrice de Cabinet de Monsieur le Maire, l'assistant(e) de cabinet assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services (binôme avec la secrétaire de la direction générale) et les autres collectivités. Il/elle est chargé(e) d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et dans la mise en oeuvre et le suivi des politiques publiques. Il/elle participe à la coordination de la représentation et les interventions du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes etc.), le protocole et les actions de proximité.

Missions ou activités
1. Sous la responsabilité de la directrice de cabinet
- Gestion agenda du maire et de la directrice de cabinet
- Gestion des déplacements et réservations
- Gestion des différentes boites mails
- Rédaction de courriers, courriels et éléments de langage pour les discours
- Prise de notes et rédaction de compte rendu de réunions
- Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages téléphoniques et courriers
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers la personne compétente si nécessaire
- Organisation et gestion d'événements protocolaires (cérémonies patriotiques)

2. tâches administratives
- Rédaction et envoi de courriers officiels : Rédiger et expédier les courriers de félicitations à l'occasion des naissances et les lettres de condoléances lors des décès d'habitants
- Gestion des listes d'invités et envoi carton invitations aux manifestations
- Classement et archivages des dossiers

3. Relations fonctionnelles
- Relations directes avec les élus
- Relations fréquentes avec la population
- Relations fréquentes avec la direction générale

Profil recherché : Fonctionnaire ou contractuel

Compétences :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, publisher.)
- Logiciels spécifiques (FAST, e-convocation)
- Connaissance du statut de la Fonction publique territoriale
- Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs

Savoir-faire :
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Qualités rédactionnelles (exigées)
- Réactivité, notamment dans le cadre de situation d'urgence
- Polyvalence du fait de l'exercice de mission très variées
- Disponibilité
- Discrétion

Savoir-être :
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Sens pratique
- Capacité d'écoute
- Savoir travailler en équipe

Conditions de travail et avantages :
Temps de travail 37h, disponibilité ponctuelle les soirs et les week-ends
Possibilité d'organiser sa semaine sur 4 jours et demi
25 jours de congés annuels (+ 2 jours de fractionnement) + 12 jours de RTT
Régime indemnitaire selon statut, profil et expérience professionnelle de l'agent.
13ème mois.
Participation de l'employeur aux frais de santé (Mutuelle et Prévoyance).
Affiliation au CNAS et à l'Amicale du Personnel

Merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation obligatoire) par mail : ****@****.**

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Gérer un planning, Organiser des déplacements professionnels, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.