Assistante de Direction - Direction des Soins et des Parcours H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif DEFINITION DU POSTE :
- Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers
- Organiser la gestion logistique (organisation de réunions)
- Recueillir, traiter et archiver les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction des Soins

GESTION DES TâcheS DANS LE POSTE :

Gestion quotidienne de la Direction des Soins :

Accueil, orientation et information des agents des services de soins lors de leurs passages à la DDS
Rédaction des documents, diffusion
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (vacances de postes, notes de service, courriers divers)
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Organiser l'astreinte hebdomadaire des cadres de santé et les permanences de semaine (élaboration du planning, préparation de l'astreinte, programmation sur E-Connection)
Gestion des fournitures
Recueil et stat Congés d'été
Suivi des candidatures reçues
Mise à jour de l'espace Echo/Direction des Soins (vacances de poste, organigramme)
Assurer la réception, le traitement et la transmission des documents de recrutement (fiches de recrutement, fiches de changement d'affectation, fiches d'évaluation, demandes relatives au temps partiel,) des agents dépendant de la Direction des Soins des établissements de Sens et de Villeneuve
Assurer le suivi des courriers de refus

Gestion des stages dans les services de soins

Programmation, en lien avec les demandes des instituts de formation et avec le capacitaire d'accueil
Gestion des stages (demandes des candidats et des organismes / établissements de formation) des établissements de Sens et de Villeneuve
Courriers de réponse, conventions de stage, gestion des logements en lien avec la DAM

Instances : CSIRMT / CSIRMT GHT / Réunions Encadrement

Suivi des instances
Ordre du jour
Invitaitons
Prise de notes
Compte-rendu

Elections renouvellement des membres de la CSIRMT (tous les 4 ans)

Qualité et Gestion des Risques

Gestion de l'audit Dossier Patient => envoi aux cadres, relance trimestrielle, recueil
Gestion du paramétrage des audits Check list
Intégration sur Intraqual des documents « Direction des Soins » transmis par les CGS et l'encdrement
Mise à jour des fiches de poste sur Intraqual sur demande des cadres
Gestion des questionnaires d'intégration des agents => envoi aux agents et recueil des données
Activités dans le cadre du Secrétariat de la Direction Générale :

Correspondance : Réception, enregistrement, répartition
Rédaction des documents
Organisation et participation aux instances
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents, comptes rendus de réunions
Prise de rendez-vous / gestion des agendas
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Accueil des personnes, si besoin en soutien au service des Relations Usagers

CONDITIONS D'EXERCICE :
Travail du lundi au vendredi.
Forfait cadre

Poste à pourvoir en septembre 2025 dans le cadre d'un contrat en CDD susceptible d'être vacant à moyen terme.

PROFIL RECHERCHES :

Diplôme en relation avec les fonctions exercés. (Bac +2)
Solide expérience requise dans l'assistanat.