Responsable du Service Scolarité H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales de l'agent·e :

1/ Organisation et fonctionnement du service :
- Organiser le fonctionnement du service et les relations avec l'ensemble de ses utilisateurs
- Animer l'équipe de gestionnaires pédagogiques et coordonner les activités du service
- Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et aux personnels du service
- Contribuer à la professionnalisation des acteurs de la scolarité
- Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation
- Coordonner les activités de la scolarité, dans le cadre des objectifs de l'université et de la composante
Planifier des réunions de travail afin d'organiser les périodes d'examens ou d'inscriptions, les activités du service

2/ Organisation et supervision des inscriptions administratives et pédagogiques :
- Mettre en place les différentes procédures d'inscriptions
- Coordonner l'ouverture des campagnes des Inscriptions Pédagogiques
- Mettre à jour le logiciel Apogée (début et fin d'inscription)

3 / Organisation des examens et des jurys :
- Superviser l'organisation des examens
- Superviser l'organisation des jurys
- Réaliser les tableaux de taux de réussite
- Gérer les dossiers de fraude

4/ Pilotage de l'ensemble des actes de gestion dans le domaine de la scolarité :
- Intégrer l'offre de formation par modélisation dans APOGEE
- Suivre et mettre à jour les structures d'enseignement, les modalités de contrôle des connaissances
- Préparer les documents d'informations dans le domaine de la scolarité pour le conseil de Faculté
- Élaborer des courriers administratifs, comptes rendus de réunion
- Travailler en collaboration avec les services centraux concernés et notamment la Direction de la Formation et de la Recherche (DFR) et la
- Direction des Études et de la Vie Étudiante

5 / Rôle de conseil, de veille et d'assistance
- Assister et conseiller l'équipe de direction et la représenter à sa demande auprès de ses interlocuteurs habituels
- Appliquer et faire appliquer les directives, circulaires et instructions, contrôle de légalité sur les actes de gestion
- Assurer la veille réglementaire

6 / Gestion RH
- Superviser les congés et absences
- Organiser le télétravail
- Évaluer les gestionnaires de la scolarité

Type du contrat : CDD 3 ans

Connaissance, savoir :
- Connaître les statuts des EPSCP (organisation, environnement réglementaire et institutionnel)
- Posséder une culture administrative et juridique dans le domaine de la scolarité
- Maîtriser le logiciel de gestion APOGEE
- Utiliser les logiciels métiers (E-campus, PStage) et les logiciels bureautiques (Word, Excel)

Savoir-faire :
- Savoir manager et animer une équipe (animation de réunions, conduite de projets de service)
- Savoir planifier des actions et conduire les projets avec méthode
- Savoir mettre au point des méthodes et des outils de gestion
- S'exprimer rigoureusement à l'écrit et à l'oral en s'adaptant aux publics
- Faire preuve d'initiative et être force de proposition, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service

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Savoir-être :
- Bon relationnel
- Sens du travail en équipe
- Savoir écouter et avoir le sens de la confidentialité
- Faire preuve de rigueur et de méthodologie
- Se rendre disponible dans les périodes d'activité intense