Assistant Administratif et Financier Projets et Programmes Act H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

L'assistant administratif et financier projets et programmes a comme missions :
- L'assistance administrative à la gouvernance des projets stratégiques
- L'assistance administrative à la gouvernance des initiatives stratégiques, notamment l'IdEx Université de Bordeauxet ACT :
- Mise en oeuvre des décisions dans le cadre de ces initiatives stratégiques (notifications, installation des crédits en lien avec la Direction des Finances ou exceptionnellement versements de crédits auprès des autres établissements du site), en relation avec les services et chargés de programme opérateurs et mise à jour des bases de données relatives aux programmes.
- Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, courrier, accueil, standard téléphonique) de l'activité du pôle PAS
- Planification de réunions pour les acteurs du programme ACT
- Assistance agenda (pôle et directions)

Activités principales
- Vous renseignez des tableaux de suivi selon les instructions reçues
- Vous proposez et concevez des outils de gestion administrative, des procédures et des documents afin d'améliorer le fonctionnement de la structure.
- Vous assurez la circulation de l'information et communiquez avec les services de la structure ainsi qu'avec les partenaires extérieurs.
- Vous assurez le soutien logistique lié à l'activité du service ou à l'organisation de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) : réservation des lieux, lien avec les prestataires, organisation des plannings des intervenants et prestataires, accueil des participants et réalisation des bilans.
- Vous attribuez les crédits budgétaires affectés aux projets.
- Vous contribuez à l'élaboration des budgets initiaux et rectificatifs.
- Vous classez et archivez les justificatifs des opérations financières et/ou comptables.
- Vous participez à l'élaboration du budget et des décisions modificatives, en lien avec la Direction Analyse Économique et Études Statistiques, en intégrant les prévisions de recettes et de dépenses.
- Vous participez à l'établissement, à partir du système d'information de l'établissement, des états et bilans comptables et/ou financiers ainsi que des tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité.

- Vous gérez votre activité dans un environnement aux contraintes calendaires et financières complexes.
- Vous proposez des solutions d'amélioration pour optimiser les processus et le fonctionnement du service.
- Vous attribuez les crédits budgétaires liés aux conventions dans le respect des règles de gestion.
- Vous alimentez, structurez et assurez le suivi des bases de données liées à votre activité.
- Vous intégrez, contrôlez et validez les données afin de garantir leur cohérence et leur fiabilité.
- Vous contribuez au suivi financier et à la traçabilité budgétaire des projets.
- Vous recherchez, vérifiez et classez l'information utile à votre mission en assurant sa traçabilité.
- Vous veillez au respect de la confidentialité des données traitées.
- Pour réussir dans ce poste, vous faites preuve d'autonomie, de rigueur, d'adaptabilité, d'esprit d'initiative et d'un bon sens du relationnel.