Gestionnaire en Charge de la Mobilité Internationale Entrante H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales :
Diffuser l'information
- Mettre en oeuvre des activités de promotion de l'établissement aux fins de développer la mobilité entrante
- Tenir à jour les informations (site, brochures, enquêtes...)
- Mettre en oeuvre des activités d'internationalisation à domicile et de dissémination
- Participer à l'organisation de la «study abroad fair» ou événements similaires (lien équipes IN et OUT)

Gérer les dossiers
- Réceptionner les nominations, candidatures, répondre aux étudiants et partenaires
- Vérifier les dossiers de candidature, organiser les jurys d'admission, éditer les documents administratifs ad'hoc (lettres d'admission, relevés de notes, attestations...)
- Entretenir les contacts avec les partenaires, services UTT et structures externes impliqués
Accueil physique
- Participer au recrutement des étudiants et/ou stagiaires qui viennent aider l'équipe, les former, les encadrer.
- Mettre en place des conditions optimales de séjour
- Assurer l'accueil «physique» des étudiants, jusqu'au départ : kits d'accueil, orientation/information/conseil, installation logement, banque...
- Organiser des réunions d'accueilet de feedbacks (y compris certains week-ends ou soirées)
- Prendre en compte les évolutions du contexte géopolitique, sanitaire...
Responsable du Processus global «entrant»
- Produire les données pour la scolarité et la DFP
- Interagir avec l'administrateur Move On pour les formulaires et les enquêtes
- Coordonner et s'assurer de la MAJ correcte des données de Move on
- Assurer le suivi du prestataire de la plateforme d'accueil online
- Alimenter les tableaux de bord, la base de données et les dossiers partagés pour un suivi traçable, partagé et unifié
- Mettre à jour les procédures

Activités transverses
- (Faire) Respecter les engagements de la France, l'Europe, la charte Erasmus, l'UTT
- Participer activement à l'accueil des visiteurs, personnels invités
- Participer à l'amélioration et l'innovation des procédures
- Participer aux projets, événements de promotion, d'information, de dissémination... afin d'assimiler le sens et les objectifs de la DRI et de l'international à l'UTT en général
- Participer à des groupes de travail, à des déplacements ponctuels

Profil recherché :

Nous recherchons pour ce poste une personne dynamique et proactive, de niveau Bac +2 ou expérience professionnelle équivalente, possédant une expérience de l'international de par son vécu professionnel et/ou personnel, ayant de solides compétences organisationnelles/logistique, et le sens du service au public. Niveau d'anglais obligatoire B2.

Compétences essentielles du poste :

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

Ø Connaissance du contexte international (sanitaire, sécurité, géopolitique...)
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Ø Excellentes capacités d'organisation, d'anticipation

Ø Maîtrise de la langue française

Ø Anglais écrit et oral niveau B2 ; Une seconde langue étrangère est un plus

Ø Connaissances de base de l'Enseignement Supérieur et de ses activités (formation, recherche, projets...)

Savoir-faire opérationnels :

Ø Savoir anticiper et respecter des délais et des procédures

Ø Bonne maîtrise des outils informatiques, bureautiques et de communication. La connaissance de Move On ou logiciel similaire est un plus

Ø Capacité à travailler en équipe, et pour l'équipe, à être en lien avec les acteurs, à travailler de façon transversale

Ø Capacité à chercher l'information, à la conserver et à la retransmettre efficacement, y compris sous forme de procédures

Ø Savoir déléguer aux étudiants et stagiaires et organiser les tâches

Compétences associées :

Ø Bonne gestion du stress en pics d'activité (Périodes « intensives » : jurys, semaines d'accueil...)

Ø Sens de la diplomatie, ouverture d'esprit et compréhension de l'autre

Ø Adaptabilité, flexibilité face aux changements

Ø Réactivité lors de situations d'urgence

Ø Rigueur, esprit d'analyse et de synthèse, qualité d'exécution

Ø Capacité à rendre compte

Ø Autonomie

Ø Permis de conduire (permis B)