Chargé des Instances H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions principales de l'agent·e :
- Contribuer à l'organisation et à la mise en oeuvre des élections prises en charge par la DAJI
- Contribuer à l'organisation des séances et au suivi des dossiers des sections disciplinaires en lien avec la secrétaire désignée au sein de la DAJI
- Appuyer l'organisation des instances prises en charge par la DAJI (gestion du calendrier, respect des échéances, organisation des séances)
- Assurer l'enregistrement et l'archivage des conventions réceptionnées par la DAJI
- Appliquer les procédures définies ainsi que le respect du cadre réglementaire de l'instance
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de l'activité
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des réunions
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Connaissance, savoir :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques, et sensibilité juridique
- Aisance avec les outils informatiques et appétence pour la dématérialisation
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Bon niveau rédactionnel

Savoir-faire :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en oeuvre une démarche qualité
- Bonne maîtrise des principaux logiciels de bureautique

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Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Sens du service public
- Discrétion