Assistant Administratif et Accueil Droit des Sols - Asnières-Sur-Seine H/F - Fonction publique Territoriale

Mission(s) :
- Exécute des travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en
forme de courriers, suivi de dossier administratifs...).
- Reçoit, rédige et transmet les courriers et les courriels.
- En charge d'activités de reprographie et d'archivage.
- Réalise l'accueil physique et téléphonique des usagers concernant les demandes d'autorisation d'urbanisme.
- Est chargé de la prise de messages et de la transmission de renseignements techniques aux
usagers
- Assure le suivi des factures et le suivi des réponses aux sollicitations des usagers
- Assure le suivi du circuit des parapheurs
- Traite des dossiers ponctuels

Principales activités :
- Accueil physique et téléphonique du service, orientation et renseignement des usagers :
informations sur les projets d'urbanisme, les démarches administratives et le règlement du Plan Local d'Urbanisme (PLU)
- Réception, diffusion et réponse aux courriers et aux mails de l'adresse générique du service
- Tenue d'agenda : organisation de réunions, préparation des rendez-vous
- Classement et archivage des documents d'urbanisme et du foncier
- Gestion des démarches administratives afférentes aux demandes d'autorisation d'urbanisme (CU, DP, PC...) : Enregistrement des dossiers, notifications, affichage, envoi au contrôle de la légalité, enregistrement et instruction des déclarations d'ouverture de chantier, d'achèvement et de conformité des travaux, attestation de non opposition à la conformité, demandes de changement d'usage en lien avec le pôle Droit des Sols
- Enregistrement des DIA, rédaction et suivi des lettres de renonciation, tenue des tableaux en lien avec le pôle Foncier
- Commande de fournitures, devis, bon de commande, suivi des factures
- Rédaction de courriers divers (attestation de non recours et de non retraits, accusé réception etc.)
- Toutes missions afférentes aux démarches administratives de la Direction Urbanisme et Grands projets (saisie des domaines, affichage réglementaire, tableaux de suivi, envoi des données SITADEL et DGFIP etc.)

Relations internes :
(Direction de l'espace public, Patrimoine, SSE, Développement Économique, Habitat, Finances, juridiques...)
Chauffeur, imprimerie, etc.

Relations externes :
Pétitionnaires, architectes, promoteurs, services extérieurs, notaires, géomètres.
Services de l'État

Contraintes particulières :
Pas de télétravail

Moyens matériels et équipements utilisés dans le cadre des fonctions :
- Logiciel métier
- Cadastre
- CIRIL Finance
- Logiciel courrier
- IXBUS

Compétences requises pour occuper le poste :
- Présentation des démarches administratives et réglementaires aux usagers
- Sens de l'organisation et méthode
- Attention aux détails et rigueur
- Capacité d'initiative et force de propositions
- Confidentialité
- Sens des responsabilités et du service public
- Esprit de synthèse et capacités relationnelles (communication orale pour l'accueil du public)
- Aptitude à la saisie rapide et précise des données
- Réactivité et gestion du stress

Formation et expérience professionnelle adaptées :
- Connaissances des outils et méthodes de secrétariat
- Bonne connaissance du fonctionnement de fa collectivité (travail en transversalité)
- Bonne maîtrise bureautique et informatique : capacité à utiliser des outils collaboratifs et des logiciels de gestion