Directrice Administrative - Directeur Administratif de Composante H/F - Université Grenoble Alpes

Missions principales :

Sous l'autorité de la Direction Générale des Services et en appui à l'équipe de direction de la composante, vous assurez le pilotage administratif, logistique et organisationnel.

Vous contribuez activement à la mise en oeuvre des orientations stratégiques du SDL, encadrez une équipe administrative d'une vingtaine de personnes, réparties sur 5 pôles. Vous coordonnez les activités liées à la gestion RH, budgétaire, scolarité, qualité et communication.

Vous jouez un rôle essentiel de conseil, de coordination et d'impulsion, garantissant la qualité, l'efficacité et la conformité des opérations, tout en accompagnant les projets de transformation du service.

Activités principales :

Soutien au pilotage stratégique :
- Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre des orientations de la composante.
- Apporter une aide à la décision à la direction du SDL.
- Suivre les évolutions règlementaires et en assurer la diffusion.
- Produire et suivre des indicateurs pour le pilotage de la composante.
- Être le relais administratif entre la composante, la DGS, les UFR partenaires et les directions centrales.

Management et encadrement :
- Encadrer une équipe d'une vingtaine de personnes réparties sur 5 pôles (scolarité, RH, finances, espace langues, communication), dont 8 agents en direct.
- Organiser le travail des agents, planifier les campagnes annuelles (RH, budgétaires...).
- Préparer et conduire les entretiens professionnels, assurer le suivi de carrière et les recrutements.
- Animer les réunions d'équipe et garantir la circulation de l'information.
- Être garant de la qualité des procédures de gestion administrative.
- Veiller à instaurer une communication bienveillante, impartiale et efficace au sein de l'équipe.

Gestion administrative et coordination opérationnelle :
- Suivre le budget du service et coordonner les opérations financières en lien avec les pôles concernés.
- Coordonner la logistique, la gestion des locaux et l'organisation des activités.
- Produire les éléments de suivi (bilans, tableaux de bord, statistiques).
- Organiser l'archivage et la structuration documentaire (numérique et physique).
- Assurer la mise à jour du site web, de l'offre de formation et des outils de communication et internes.

Supervision des budgets et des personnels liés à des projets :
- Participer au montage budgétaire des projets déposés par le Service et en assurer le suivi. Dans le cadre par exemple des AAP IDEX Formation/Recherche, de projets Eramus+.
- Assurer le recrutement et le suivi RH de personnels associés aux projets

Responsabilité sociétale et environnementale :
- Être référent RSE pour le service : sensibilisation de l'équipe, mise en oeuvre d'actions collectives (ex. : nettoyage des plateformes pédagogiques, formations aux éco-gestes, etc.)

Nombre d'agents encadrés en direct :

Personnel de catégorie A : 2
Personnel de catégorie B : 5
Personnel de catégorie C : 1

- Très bonne connaissance des structures et statuts de l'enseignement supérieur
- Maîtrise des règles de gestion administrative, budgétaire, RH, scolarité
- Savoir piloter et encadrer une équipe
- Maîtrise des outils de gestion et de suivi (SIFAC, IDEL, HÉLICO, NOTILUS, etc.)
- Savoir rédiger des documents administratifs, conventions, rapports
- Rigueur dans le suivi budgétaire
- Évaluer la qualité des services dispensés, définir des indicateurs pour le suivi de l'activité du service, mettre en oeuvre des démarches d'amélioration continue
- Sens de l'organisation, réactivité
- Qualités relationnelles : écoute, diplomatie, capacité à fédérer
- Agilité dans des environnements complexes et en transformation
- Fiabilité, autonomie, rigueur