Secrétaire Espaces Verts - Vitry-Sur-Seine H/F - Fonction publique Territoriale

Emancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants - 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d'espaces verts et d'activités économiques.
Elle porte de grands projets d'aménagement en lien avec l'arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen...). A ce titre, elle accompagne la mise en ½uvre d'opérations d'envergure dans le cadre d'une Opération d'Intérêt National des Ardoines, en lien avec l'Etat et l'EPA-ORSA.
Dans le même temps, elle s'engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d'un partenariat avec l'Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.
Le service maintenance et entretien espaces verts a en charge la gestion d'environ 50 hectares d'espaces publics. Il assure l'accueil et l'animation dans les parcs, squares et pour les groupes scolaires.
Le service est composé de 5 pôles techniques.
Le secteur administratif est composé de deux agents. La mission est de gérer l'ensemble des activités dévolues au secteur en coordination avec les autres responsables de secteur, conformément aux orientations données par le chef de service et le chef de service adjoint

Vous serez en en charge de :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion des agendas du service (prises de rendez-vous, vérifications, coordination)
- Suivi des courriers arrivée/départ via le logiciel Gec-Elise et ventilation du courrier
- Travaux divers sur Pack Office en appui des chefs de service et des responsables de pôle (notes, courriers, ordres de mission, procédures, documents de présentation)
- Préparation et suivi des réunions et entretiens (constitution de dossiers, prise de notes, compte-rendu)
- Enregistrement et élaboration de tableaux et classeurs de suivi de présence des agents (formation, congés, maladie, visite médicale) en lien avec les services de la direction des ressources humaines ; utilisation du logiciel SEDIT Marianne
- Référente entretien professionnel : création des dossiers, tableau de suivi, transmission, enregistrement portail RH
- Enregistrement des indemnités accessoires (trimestriel) et des heures supplémentaires (mensuel)
- Tri, classement
- Veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité sur son poste
En appui de la responsable administrative :
- Corrections et transmission des courriers usagers
- Gestion des stocks de fourniture de bureau
- Archivage
- Suivi des recrutements

COMPETENCES
- Sens du service public
- Un grand sens de l'organisation et une extrême rigueur
- Un sens de l'écoute ; aisance relationnelle ; une bonne capacité à faire circuler l'information
- Des qualités rédactionnelles (bonne orthographe)
- Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, OUTLOOK, PowerPoint)
- Un respect de la confidentialité