Assistant Administratif - Fonds Regional d'Art Contemporain H/F - Fonction publique Territoriale

Le Frac Franche-Comté recrute un.e assistant (e) administratif (ve)

Le Fonds Régional d'Art Contemporain de Franche-Comté est une Régie autonome personnalisée créée par le Conseil Régional de Franche-Comté en janvier 2011.

Installé au sein de la Cité des Arts à Besançon, le Frac compte 24 agents.
Il a pour missions principales : la constitution et la diffusion d'une collection d'art contemporain, la sensibilisation des publics les plus larges à la création contemporaine, le soutien à la création.
Les missions du Frac sont régies par les textes réglementaires en vigueur relatifs au label « Frac » décerné par le ministère de la Culture.

Dans le cadre de son fonctionnement, le Frac Franche-Comté recrute un.e assistant (e) administratif (ve)

Le poste, à temps non complet de 17h50, est ouvert aux fonctionnaires et à défaut aux contractuels

Sous l'autorité de l'Administratrice, l'assistant (e) administratif (ve) a pour mission :

o Assistance gestion du personnel :
- Gestion des candidatures des recrutements : rédaction de courriers électroniques, publication, déclarations, établissement des arrêtés et suivi, convention de stages,
- Suivi des dossiers de formation : collecte des besoins, inscription, recueil des attestations, mise à jour du plan de formation et des dossiers professionnels,
- Gestion des entretiens professionnels : préparation des documents, collecter les comptes-rendus, suivi des signatures,
- Gestion et suivi des vacataires avec le centre de gestion,
- Préparation et suivi des élections des délégués du personnel,
- Suivi et affichage des documents juridiques relatifs aux concours et examens, professionnels en lien avec le centre de gestion.

o Secrétariat :
- Accueil physique et téléphonique,
- Gestion administratives des courriers : Trier, distribuer, enregistrer le courrier, envoi,
- Suivi des documents juridiques : signature, dématérialisation et suivi,
- Mise à jour des bases de données : contacts du Frac (Curator), personnels, conseil d'administration,
- Fournitures de bureau : vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer,
- Gestion des déplacements professionnels : ordres de mission, suivi des états de frais,
- Organisation de réunions et conseil d'administration : planification, préparation de documents.

o Niveau de formation assistante administrative
o Outils bureautiques (suite Office)
o Qualités relationnelles, sens de l'accueil
o Ponctualité
o Rigueur, organisation
o Sens du service public
o Discrétion