Agent Administratif en Charge des Réceptions Officielles - Mairie de Saint Julien en Genevois H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du responsable du Secrétariat Général, vous organiserez les divers événements, recueillerez les informations et traiterez les actions nécessaires au fonctionnement administratif de ce Service.

Préparer des réceptions et réunions officielles :
* Planifier et suivre les besoins matériels et humains pour chaque réception.
* Etudier, au besoin, en lien avec les partenaires internes ou externes, les implantations des lieux de réunions et de réceptions officielles.
* Optimiser les coûts des réceptions.
* Servir les invités.
* Assurer le réassort des plats et des boissons pendant les événements.
* Gérer les stocks liés à son activité.
* Réceptionner/récupérer les commandes.
* Mettre en place les salles de réunion/de réception.
* Ranger les buffets et nettoyer le matériel à l'issue des réunions/réceptions.
Gérer les achats des fournitures de bureau et petits matériels :
* Recenser les besoins des Services pour la préparation budgétaire.
* Etablir une liste exhaustive des produits à commander.
* Etablir des bons de commandes.
* Assurer la bonne réception des produits et valider les factures.
Assurer le lien entre la Commune et les Comités de Quartiers et de Hameaux (CQH) :
* Elaborer ou suivre des demandes e-Atal voirie, bâtiment, espaces verts provenant des CQH.
* Faire le lien entre les Services Techniques et les CQH
* Participer à des réunions hebdomadaires, mensuelles : Copil Participation
* Gérer les bases de données CQH.
* Suivre le Budget « CQH »
* Diffuser des informations (Réunions Publiques ; incidents voiries/bâtiments ; travaux ; événements, etc.).

* Règles élémentaires de bienséance et de courtoisie.
* Bonne présentation exigée.
* Maîtrise des outils informatiques et logiciels correspondants.
* Capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction.
* Capacité à travailler en équipe.
* Rigueur et sens de l'organisation.
* Respect de la confidentialité des informations.
* Sens de la communication, aisance relationnelle.
* Respect des règles de sécurité et des règles d'hygiène.
* Très grande disponibilité (soirée ; jours fériés et week-end inclus).
* Permis B indispensable pour effectuer les déplacements sur la commune et alentours.