Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Cfa de la Cma 45

Le CFA 45 de la CMA Centre Val de Loire propose des formations en alternance, du niveau III au niveau V et s'engage au quotidien, avec l'appui des entreprises et des partenaires, en faveur de l'emploi, de la qualification et de la transmission des savoir-faire. Le CFA forme près de 1000 jeunes, du CAP au BTS par la voie de l'apprentissage, dans 16 métiers issus des secteurs de l'alimentation, de l'Hôtellerie-restauration, de la Beauté & bien-être-santé et la Maintenance en mécanique carrosserie.Missions générales :
Les tâches seront réalisées sous mission du directeur, de la directrice pédagogique et de son assistante pédagogique :

- Organisation permanente de la vie professionnelle du directeur (agenda, courrier, prise de rendez-vous, déplacements.).

- Préparation des rendez-vous, des réunions du directeur, du CODIR.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, rédaction des comptes-rendus des différentes réunions, constitution et préparation des dossiers.

- Relai collaboratif et de coordination entre les différents services du CFA 45.
Assurer le lien avec le secrétariat général de la CMA CVL

- Organisation de réunions, de coordination d'événements internes et externes au Campus en lien avec les collaborateurs du Campus et/ou de la CMA CVL.
Gestion des prestations (devis, préparation de factures) et des fiches prestations des événements du Campus.

- Réalisation de recherches et analyses afin de répondre aux différentes sollicitations administratives.
Suivi des bases de données utilisées par la direction du Campus (mise à jour du SharePoint, archives des fichiers,.).

- Traitement du courrier entrant, gestion de l'envoi.
- Gestion des visites médicales des collaborateurs du Campus en lien avec le service PAYE de la CMA CVL.

- Participer à la gestion administrative du personnel du Campus du personnel entrant et sortant (demande d'embauche, dépôt d'annonce, suivi du dossier, gestion des badges d'accès et clés codées en collaboration avec le service des moyens généraux, création de casiers, GLPI, clés en collaboration avec le service comptabilité) et relai avec le service Ressources Humaines de la CMA CVL.

- Mise à jour de la CV Thèque des professeurs (Qualiopi).

- Participer à la gestion administrative des entretiens professionnels (convocation, grille d'évaluation, fiche de poste).

- Participer à la gestion du Plan de Développement des Compétences (information au personnel, recensement des demandes sur le fichier PDC de la CMA CVL, suivi des formations du personnel).

- Gestion de réservation du restaurant Le 5 (fichier partagé avec l'accueil et les professeurs du pôle hôtellerie restauration, onglet des clients, onglet des menus, onglet de réservation).

- Participer à la gestion des aides au permis B en collaboration avec l'agent en charge des aides. Envoi des demandes d'aides signées du directeur et de la CMA CVL à l'ASP pour paiement.

- Appui administratif ponctuel aux collaborateurs du CFA

- Accueil et standard en remplacement.

Remplacement à pouvoir à partir du 01/09/2025

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.