Secrétaire du Département d'Ingénierie du Risque et Informatique H/F - Universite Cote d Azur

Vos missions :

1/ Missions d'accueil et gestion administrative pour les étudiants
Assure l'accueil, l'information et l'orientation physique, téléphonique et électronique des étudiants et futurs étudiants et répond à leurs questions au sujet de leur scolarité (EDT, relevés de notes, carte étudiants, certificats, attestations, salles et espaces de travail,.)
Assure la gestion administrative des opérations de recrutement des étudiants notamment les Commissions Pédagogiques (e-candidat)
Assure les inscriptions administratives, pédagogiques et les opérations associées (APOGEE)
Saisit et suit l'emploi du temps des formations et des salles (ADE)
Etablit les conventions de formation professionnelle continue et individuelle
Vérifie les conventions de stages, les modifie en cas de besoin, et assure le suivi des conventions aux diverses étapes
Participe à l'organisation matérielle des examens : collecte des sujets d'examens, collecte des copies, saisie des notes...
Participe à la préparation et à l'organisation matérielle des jurys : édition des PV, corrections, affichage des résultats... ; aux préparations des travaux de réunions et des commissions, rédige les PV de réunions et suit l'application des décisions

2/ Missions de coordination et gestion administrative pour les enseignants
Participe au suivi des heures complémentaires, à la vérification des dossiers des vacataires et au paiement des heures réalisées (OSE)
Participe à l'organisation logistique concernant les enseignants externes
Assure le relais entre les équipes pédagogiques et les étudiants
Assure l'organisation des conseils de perfectionnement

3/ Missions de gestion de projet pour les autres activités du département : formation continue, diplômes universitaires, partenariats
Participe à l'organisation et à la supervision des projets
Travaille en étroite relation avec les établissements partenaires
Etablit, suit les conventions sur les volets administratifs, réglementaires et financiers
Etablit des tableaux de bord et de suivi
Assure le respect et le suivi des critères Qualiopi
Assure la gestion des dépenses (matériel et fournitures, missions et heures complémentaires)

4/ Missions transverses à l'UFR
Applique les procédures de l'Université et de l'UFR en matière de scolarité
Travaille en étroite relation avec les établissements et organismes de santé
Facilite l'accompagnement des étudiants (animation journées de rentrée, portes ouvertes, etc.)
Participe aux réunions organisées par l'UFR
Répond aux diverses enquêtes demandées par l'UFR ou la Direction de la Formation
Contribue aux actions de communication de l'UFR et aux autres événements de l'UFR (examens, ED, ECOS,.)

Ce poste est fait pour vous si :

Vous avez des connaissances générales des techniques de gestion administratives et pédagogiques.
Vous connaissez la politique sociale au bénéfice de l'étudiant : bourses, logement... ainsi que la réglementation en vigueur en matière de scolarité.
Vous connaissez l'organisation de l'enseignement supérieur et le fonctionnement des universités en France
Vous connaissez la réglementation qui régit les études en santé.
Vous possédez une connaissance juridique et technique des procédures comptables et financières
Vous maîtrisez les outils métiers : Apogée, ADE, e-candidat, OSE, SIFAC ainsi que les logiciels bureautiques courants : Word, Excel...
Vous avez des aptitudes relationnelles (avec le public et dans l'environnement professionnel).
Vous savez travailler en équipe.
Vous faites preuve de discernement, de discrétion et d'une grande adaptabilité.
Vous savez prioriser, organiser et planifier les activités.
Vous savez rédiger des notes administratives, des notes de synthèse et des courriers.
Vous savez anticiper et faire remonter les problèmes.
Vous savez résoudre des cas litigieux ; vous savez rendre compte à votre hiérarchie de manière adéquate.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.