Assistant Qualification Offre d'Hébergements - Taxe de Séjour H/F - Office Municipal de Tourisme

Nous :
Grimaud, au travers de son offre patrimoniale, culturelle, balnéaire et portuaire, est une des communes phares du Golfe de Saint-Tropez. Forte de plus de 40 000 lits touristiques, dont plus de 50% marchands, elle représente la plus importante capacité d'hébergement du Golfe de Saint-Tropez.
Près de 5 millions de nuitées touristiques sont réalisées chaque année sur le territoire dont 1,6 millions en hébergement marchand.
L'Office de Tourisme de Grimaud porte un intérêt particulier à la maîtrise de son offre d'hébergement et à l'accompagnement dans sa montée en gamme. Classement des meublés de tourisme, labellisation Chambre d'hôte Référence sont autant de services mis en oeuvre pour valoriser les hébergeurs qui s'attachent à offrir une prestation de qualité.
La gestion de la Taxe de séjour déléguée par la commune permet une corrélation directe entre la performance de l'activité touristique et la promotion du tourisme réalisée par l'Office de tourisme.
Deux ans après sa création, le service dédié évolue afin de devenir un pôle consacré à la gestion et la valorisation des hébergements.

Pour soutenir cette évolution l'Office de tourisme crée un poste de « Chargé(e) de la qualification de l'offre d'hébergements - Assistant(e) gestion de la Taxe de séjour ».

Ses objectifs :
- Veiller à mise à jour de l'information dans le Système d'Information Touristique interne pour garantir la mise à disposition d'une information qualifiée et à jour ;
- Mieux qualifier et accompagner la montée en gamme de l'offre d'hébergement
- Participer aux actions contribuant à cadrer et à développer les recettes de la taxe pour mise en application d'un système de recouvrement efficace ;
- Optimisation de la gestion, du recouvrement et du rendement du produit de la taxe de séjour ;
- Informer régulièrement les propriétaires des évolutions réglementaires récentes liées à la taxe de séjour ;

Ses missions :
Assister la gestionnaire pour la réalisation des missions du service :
- Gérer la base de données d'information touristique relative à l'offre d'hébergement.
- Classer les meublés de tourisme et qualifier les chambres d'hôtes.
- Accompagner les hébergeurs grimaudois pour la bonne mise en oeuvre de la collecte de la taxe de séjour.
- Suivre et contrôler la qualité et la cohérence des déclarations de la taxe de séjour via les outils Taxesejour.fr et Declaloc pour optimiser la collecte.
- Suivre le référencement des hébergeurs dans les différents fichiers déclaratifs (changement d'usage, numéro d'enregistrement...).
- Assurer une veille juridique régulière afin de garantir la mise à jour du système documentaire lié à la gestion de la taxe.
- Gestion administrative et financière de la régie de recette pour le compte et sous l'autorité du Maire de Grimaud ou de son représentant.
- Assurer un reporting quantitatif et qualitatif de la collecte.

Vous :
- Vous êtes titulaire au minimum d'un diplôme Bac +2, filière tourisme, comptabilité / gestion, immobilier ou commerce.
- Vous avez eu l'occasion de gérer et exploiter des bases de données d'information (encore mieux : APIDAË ne vous est pas inconnu !).
- Vous êtes de nature patient(e), rigoureux(se) et organisé(e) dans votre travail.
- Vous avez une bonne capacité d'écoute, d'adaptation et une expérience de la relation client.
- Vous maîtrisez l'anglais, et idéalement l'allemand.
- Vous appréciez le travail administratif (et Excel n'a presque aucun secret pour vous).
- Vous êtes titulaire d'un permis B valide.
- Une 1ère expérience dans ces activités serait évidemment un plus (ainsi que la maîtrise des outils édités par Nouveaux Territoires).

Experience : 12 Mois

Compétences : Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), Maîtrise des techniques de vente à distance et de négociation, Techniques de communication interpersonnelle, Techniques de rédaction commerciale, Utilisation de systèmes de gestion de base de données, Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents, Assurer la conformité des pratiques commerciales avec la réglementation, Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, Assurer la veille juridique et réglementaire, Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires, Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs, Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation), Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Favoriser l'entente, la collaboration, Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux, Gérer les interactions en face-à-face : accueil des visiteurs et déplacements occasionnels, Gérer les réclamations de manière efficace, Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes, Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients, Mettre en place des stratégies de vente, Optimiser les processus de vente, Organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus, Parler une ou plusieurs langues étrangères, Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis, Programmer et assurer le suivi des actions à conduire à l'issue des contacts avec les clients ou les prospects, Rédiger des fiches produits ou des argumentaires, Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.), Traiter les demandes spéciales des clients, Audits de contrôle clients

Langues : Allemand souhaité, Anglais exigé

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres services de réservation et activités connexes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.