Adjoint en Gestion de Scolarité H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :
L'Institut d'urbanisme et de géographie alpine (IUGA) est l'un des plus importants centres universitaires de France dans les disciplines qui le structurent (aménagement géographie et urbanisme). De la licence au doctorat, l'IUGA propose une large offre de formations généralistes et professionnalisantes, centrées sur des enseignement en phase avec les enjeux actuels de nos sociétés. L'IUGA est associé a de nombreux laboratoire de l'UGA dont Pacte, l'IGE et le LIG. L'UFR IUGA accueille environ 700 étudiants en présentiel, sur 2 sites : Grenoble et Ardèche.

Pour en savoir plus sur l'IUGA : https://iuga.univ-grenoble-alpes.fr/institut-d-urbanisme-et-de-geographie-alpine/accueil-iuga-975218.kjsp

Missions principales :
Sous la responsabilité de la responsable du service scolarité, vous travaillerez au sein d'une équipe de 7 personnes. Vous aurez pour missions principales d'assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants.

Activités principales :

Accueillir, informer et orienter les usagers :

- Assurer la communication et l'information auprès des candidats/futurs étudiants et étudiants inscrits
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Organiser les rentrées des étudiants en collaboration avec les responsables pédagogiques
- Assurer l'interface entre les différents interlocuteurs en interne et externe

Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants :

- Participer la gestion des inscriptions administratives et pédagogiques (transferts, réorientations, options, UE, etc.)
- Organiser et coordonner les examens : planning, salles, convocations, surveillants, procès-verbaux
- Suivre les notes, préparer les jurys, collecter les signatures et publier les résultats (LEO, Digipost)
- Gérer les candidatures (E.Candidat, Campus France, DAP) et les dossiers spécifiques (formation continue, demandeurs d'asile, réfugiés.)
- Participer aux commissions d'admission, saisir les avis et appliquer les décisions (CPGE, réorientations.)
- Collaborer avec les responsables pédagogiques pour la constitution des groupes, contrats pédagogiques et assiduité, faire appliquer les règlement des études
- Traiter les conventions de stage et les demandes de sorties pédagogiques

Restriction ou contraintes liées au poste : contraintes horaires en période de pics d'activités du service scolarité

Connaître le système universitaire structures et fonctionnement de l'Établissement ainsi que le l'organisation et le fonctionnement de la composante serait un avantage.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Réglementation liée aux études supérieures, Maîtriser les outils de scolarité : APOGEE, ADUM, Maîtriser les outils bureautiques classique, Avoir le sens de l'organisation et de l'autonomie, Savoir respecter les procédures, Avoir de bonnes qualités relationnelles, Maîtriser les techniques d'accueil, Rédiger des courriers et documents administratifs, Bonne expression écrite et oral, Règles de gestion de la scolarité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.