Assistant Administratif et Accueil H/F - le Pole

MISSIONS :

1/ Accueil physique et téléphonique
2/ Assistanat administratif
3/ Logistique de site

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

- Accueil physique / téléphonique
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du centre.
- Assurer la bonne orientation et information des bénéficiaires et des visiteurs.
- Renseignement et prise de message des appels entrants

- Logistique de site
- Veiller au respect du planning
- Assurer la bonne application des procédures administratives en vigueur.
- Respecter et faire respecter le règlement intérieur
- Veiller à la conformité de l'affichage obligatoire
- Affichage
- Fonctionnement (EDF / ORANGE / XEROX / Machine à boisson
- Inventaire et commande des fournitures
- Accueil et contrôle identité aux examens

- Assistanat administratif
- Impression des documents administratifs relatifs à la constitution des dossiers des bénéficiaires du site
- Saisie, impression et envoi des courriers aux bénéficiaires du site : convocations, relances
- Classeur = dossier par stagiaire (contrôle des documents obligatoires + liste des stagiaires)
- Saisie des heures dans le Suivi par action - chaque mois
- Saisie des enquêtes de satisfaction des bénéficiaires du site
- Prise de RDV et organisation des entretiens

PROFIL :
Disponibilité, flexibilité, adaptabilité et discrétion.
Communication exemplaire à l'oral et à l'écrit
Qualités d'organisation et de suivi
Maîtrise des outils bureautiques - principalement Word / Excel / OUTLOOK

CONDITIONS CONTRACTUELLES :
- Type et durée du contrat : CDD de 12 mois
35 heures hebdomadaires, du lundi au vendredi de 9h à 17h
- Salaire : De 1948 € bruts
- Avantages : Carte Restaurant, 100% de prise en charge transport, mutuelle d'entreprise, 6 semaines de congés annuels

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer la gestion administrative d'une activité, Définir des besoins en approvisionnement, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Facilité utilisation numérique, Maîtrise Word et Excel

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.