Directeur Administratif - Directrice Administrative de Composante H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

Le Service des Langues (SDL) de l'Université Grenoble Alpes propose une offre de formations en langues riche et diversifiée, que ce soit en formation initiale ou hors cursus. Cette offre s'adresse à l'ensemble des étudiants de l'université dans le cadre d'enseignements obligatoires (notamment en anglais de spécialité) ou d'enseignements transversaux à choix (ETC ou LVE) et est complétée par une offre certificative variée (CLES, IELTS, Linguaskill, TOEFL, TOEIC).

Implanté au coeur du campus de Grenoble, à la Maison des Langues et des Cultures (MLC), le SDL dispense ses formations également sur le campus de Valence et auprès d'établissements partenaires sous convention. Avec 19 langues proposées et une équipe composée d'une centaine enseignants et d'une vingtaine de personnels administratifs (BIATSS), le Service des Langues accompagne chaque année plus de 12 000 apprenants.

Missions principales :

Sous l'autorité de la Direction Générale des Services et en appui à l'équipe de direction de la composante, vous assurez le pilotage administratif, logistique et organisationnel.

Vous contribuez activement à la mise en oeuvre des orientations stratégiques du SDL, encadrez une équipe administrative d'une vingtaine de personnes, réparties sur 5 pôles. Vous coordonnez les activités liées à la gestion RH, budgétaire, scolarité, qualité et communication.

Vous jouez un rôle essentiel de conseil, de coordination et d'impulsion, garantissant la qualité, l'efficacité et la conformité des opérations, tout en accompagnant les projets de transformation du service.

Activités principales :

Soutien au pilotage stratégique :

- Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre des orientations de la composante.
- Apporter une aide à la décision à la direction du SDL.
- Suivre les évolutions règlementaires et en assurer la diffusion.
- Produire et suivre des indicateurs pour le pilotage de la composante.
- Être le relais administratif entre la composante, la DGS, les UFR partenaires et les directions centrales.

Management et encadrement :

- Encadrer une équipe d'une vingtaine de personnes réparties sur 5 pôles (scolarité, RH, finances, espace langues, communication), dont 8 agents en direct.
- Organiser le travail des agents, planifier les campagnes annuelles (RH, budgétaires,.).
- Préparer et conduire les entretiens professionnels, assurer le suivi de carrière et les recrutements.
- Animer les réunions d'équipe et garantir la circulation de l'information.
- Être garant de la qualité des procédures de gestion administrative.
- Veiller à instaurer une communication bienveillante, impartiale et efficace au sein de l'équipe.

Gestion administrative et coordination opérationnelle :

- Suivre le budget du service et coordonner les opérations financières en lien avec les pôles concernés.
- Coordonner la logistique, la gestion des locaux et l'organisation des activités.
- Produire les éléments de suivi (bilans, tableaux de bord, statistiques).
- Organiser l'archivage et la structuration documentaire (numérique et physique).
- Assurer la mise à jour du site web, de l'offre de formation et des outils de communication et internes.

Supervision des budgets et des personnels liés à des projets :

- Participer au montage budgétaire des projets déposés par le Service et en assurer le suivi. Dans le cadre par exemple des AAP IDEX Formation/Recherche, de projets Eramus+.
- Assurer le recrutement et le suivi RH de personnels associés aux projets.

Responsabilité sociétale et environnementale :

- Être référent RSE pour le service : sensibilisation de l'équipe, mise en oeuvre d'actions collectives (ex. : nettoyage des plateformes pédagogiques, formations aux éco-gestes, etc.).

Nombre d'agents encadrés en direct :

Personnel de catégorie A : 2
Personnel de catégorie B : 5
Personnel de catégorie C : 1

Experience : Débutant accepté

Compétences : Maîtrise des outils de gestion et de suivi,Maîtrise des règles de gestion administrative, Savoir rédiger des documents administratifs, Savoir rédiger des conventions, rapports, Très bonnes connaissances statuts enseign. sup., Évaluer la qualité des services dispensés..., Rigueur dans le suivi budgétaire, Très bonnes connaissances structures enseign. sup., Maîtrise des règles budgétaire, RH, scolarité, Savoir piloter et encadrer une équipe

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.