Assistant Formation et Recherche H/F - Universite de Technologie de Compiegne

À la fois université et école d'ingénieurs, l'UTC est construite sur une pédagogie de l'autonomie et une recherche technologique interdisciplinaire orientée vers l'innovation. L'UTC forme des ingénieurs, masters et docteurs aptes à appréhender les interactions de la technologie avec l'homme et la société, et à évoluer dans un environnement concurrentiel mondial, dans un souci de développement durable.Nous recherchons un(e) assistant(e) à la formation et à la recherche pour rejoindre le département ingénierie mécanique.
Vos principales missions seront d'assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative de deux filières du département ingénierie mécanique et d'une équipe de recherche de l'unité Roberval.
Nous recherchons une personne dynamique, organisée et ayant un bon sens du relationnel. La maîtrise des outils informatiques et une connaissance de l'enseignement supérieur seront des atouts pour ce poste.
Vous aurez la possibilité de :
Travailler dans un cadre agréable et stimulant, au service de la communauté universitaire (étudiants, chercheurs, enseignants-chercheurs.)
Intégrer une équipe motivée
Bénéficier de conditions de travail permettant un bon équilibre vie professionnelle - vie personnelle.
Vos activités principales
Secrétariat / communication
Accueillir, informer, orienter les différents publics (enseignants, vacataires, étudiants, visiteurs) et répondre aux demandes de renseignements téléphoniques ou par courriel
Gérer les fournitures de bureau et l'archivage des dossiers
Assister les responsables de filière dans la gestion administrative de leur filière (envoi de mails aux étudiants et aux enseignants, organisation de réunions.)
Effectuer la prospective pour les filières (journées, entretiens.) et mise à jour des indicateurs (taux de remplissage, effectifs)
Prendre en charge l'évènementiel des filières (ateliers, amphis métiers.)
Assister le responsable d'équipe dans la gestion et la coordination des activités de recherche et les chercheurs (organisation des réunions, appui logistique)
Participer à l'organisation d'événements scientifiques et d'activités de promotion technologique impliquant les chercheurs
Assurer la gestion des comités de sélection (logistique, suivi avec la DRH et le département) pour le recrutement de personnel pour la filière/équipe
Gestion financière
Établir les ordres de mission (OM), recueillir les justificatifs et renseigner les états de frais pour les missions du personnel rattaché aux filières et aux équipes de recherche
Établir les bons de commande des enseignants rattaché aux filières et équipes de recherche après avoir obtenu les devis ; s'assurer du service fait ; recueillir les pièces justificatives à transmettre à la direction financière sur le périmètre des missions
Coordonner avec les chercheurs la mise en oeuvre et le suivi financier de leurs projets de recherche (Région, ANR, Europe,.) avec le référent de gestion du laboratoire
Effectuer le suivi de la gestion financière (recettes et dépenses) des comptes UTEAM dont disposent les enseignants-chercheurs des équipes de recherche
Assurer l'interface avec les services centraux de l'UTC (direction des affaires financières, direction formation et pédagogie, service de l'administration des études, direction aux relations internationales), avec UTEAM, et avec les partenaires externes dans le contexte des missions
Assurer la gestion des comités de sélection (OM, demandes d'achats.) pour le recrutement de personnel pour la filière/équipe
Établir les OM pour les visites de stage.
Diplôme et formation
Diplôme : baccalauréat au minimum, Bac +2 souhaité
Domaine de formation : gestion administrative
Expérience
Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine d'activité, tout particulièrement au sein d'une administration publique
Connaissances
Mode de fonctionnement d'une administration publique appréciée
Connaissance générale des logiciels de gestion financière et budgétaire publique (SIFAC) ou expérience SAP (progiciel de gestion intégrée)
Culture internet
Bonne expression écrite et orale
Langue anglaise A2 / B1
Compétences opérationnelles
Maîtriser les outils bureautiques, traitement de texte et tableur particulièrement
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir rédiger
Travailler en équipe
Savoir rendre compte

Experience : Débutant accepté

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer la gestion administrative d'une activité

Langues : Anglais exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.