Assistant - Assistante Service Accueil Évènementiel et Sécurité H/F - Universite Cote d Azur

Le service Accueil, Événementiel et Sécurité du Campus Valrose est en charge de la gestion de l'accueil, de l'organisation des événements et du respect des protocoles de sécurité associés. Polyvalent et dynamique, il assure la coordination des réservations d'espaces, le suivi logistique des événements et la gestion des prestataires extérieurs. En contact régulier avec une diversité d'interlocuteurs - équipes internes, organisateurs, prestataires et visiteurs - ce service joue un rôle clé dans la bonne tenue des manifestations et la fluidité des opérations sur le campus.

Gestion de l'événementiel du campus
Élaborer des plannings de suivi d'activité
Suivre les opérations de préparation et d'exécution
Traiter et diffuser les informations générales et particulières
Préparer les supports de communication extérieurs
Coordonner les actions des prestataires et intervenants
Suivi des livraisons de services et matériels
Gérer les intervenants extérieurs
Coordonner les actions des prestataires et intervenants lors des événements
Préparer les réunions d'organisation et d'information, rédiger les comptes-rendus et répertorier les actions à mener
Accompagnement et conseil auprès des organisateurs
Opérations d'accueil et de sécurité du campus
Accueillir, orienter, renseigner les différents publics internes et externes
Accueillir et orienter les prestataires externes : faire respecter les règles internes du campus
Gérer un standard téléphonique : réception des appels internes et externes
Assurer la distribution, la collecte et l'expédition du courrier de l'établissement sur différents sites
Pratiquer une veille informationnelle concernant les programmations relatives au campus Valrose
Contrôler l'accès aux bâtiments, la circulation des personnes et le fonctionnement des
installations techniques, spécialisées
Suivre les opérations évènementielles ainsi que les réservations des locaux du campus
Accueil et information :
Accueil et information des différents publics
Renseigner sur l'offre de formations et les différents dispositifs (apprentissage et professionnalisation)
Accompagner les partenaires, usagers et enseignants dans leurs démarches de communication
Gérer les relations avec les entreprises et les organismes extérieurs

Coordonner les demandes de réservation des locaux
Maîtriser l'organisation générale et le fonctionnement d'un Etablissement d'enseignement supérieur
Accueillir et accompagner des publics divers
Langue Anglaise : B1
Savoir accueillir des publics externes et réguler les flux entrant (passagers et livraisons)
Appliquer les normes, procédures et règles
Élaborer, mettre en oeuvre l'information générale du campus
Réaliser des livrables de communication (signalétique)
Gérer la coordination et la logistique des projets évènementiels : cahier des charges, suivi des prestations
Organiser et planifier des manifestations institutionnelles ou évènementielles
Utiliser des outils informatiques spécifiques à l'activité (outils bureautiques,
Assurer un rôle de conseil en matière d'organisation d'événement
Appliquer les règles d'hygiène et de sécurité au travail (publics internes et externes)
Suivre la qualité et des délais des prestations externes

Experience : 1 An(s)

Compétences : Suivre la mise en place et la réalisation des plans d'action logistiques et contrôler la conformité d'application, Superviser l'acheminement de produits, Synchroniser les activités logistiques avec le cahier des charges

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.