Assistant du Pôle Solidarités - Compétences - Economie Sce H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

1) Activités principales

Rattaché hiérarchiquement au directeur régional adjoint, responsable du pôle Solidarités - Compétences - Economie (SCE), le titulaire du poste sera en charge de :
- Assister le responsable du pôle SCE, son adjointe et plus généralement l'encadrement du pôle : agendas, plannings, organisation des réunions internes et externes et préparation des comptes rendus ou relevés de décision, préparation des dossiers en vue des réunions, suivi de la messagerie du responsable de pôle et de la boîte institutionnelle du pôle.
Actions liées aux remontées RH : mise à jour de l'organigramme, gestion des plannings de congés, gestion des plannings de télétravail, suivi des publications de postes, recensement des grévistes,
- Assister l'encadrement du pôle dans les actions de communication interne et externe (internet, intranet, préparation de séminaires...),
- Élaborer et maintenir des tableaux de bord, des outils de suivi de gestion,
- Référent internet pour le pôle SCE en liaison avec le service communication,
- Gestionnaire des accès au système d'information POP (performance et outils de pilotage),
- Assurer l'accueil téléphonique du pôle,
- Assurer l'interface des unités du pôle, notamment pour les unités sur sites distants, pour organiser les circuits de signature, en s'assurant de la bonne mise en forme des courriers mis à la signature,
- Référent du pôle pour la mise en place de la signature électronique.

2) Autres activités

A la demande du responsable du pôle SCE, le titulaire du poste pourra se voir confier des missions spécifiques, notamment pour venir en appui si nécessaire aux services et unités du pôle. Cet appui peut s'exercer soit sur le site "Hirn", soit sur le site de la cité administrative "Gaujot".

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)
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Connaissances :
- Connaître l'organisation, les missions, le fonctionnement et les conditions d'intervention des services de la DREETS (E)
- Connaitre l'environnement institutionnel et administratif (M)
- Connaître les outils et méthodes du secrétariat et de l'assistance administrative (M)
- Connaitre les outils et méthodes de la gestion de procédures (M)

Savoir être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Travailler en équipe
- Travailler en autonomie et rendre compte à la hiérarchie
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Faire preuve de réactivité

Savoir-faire :

Savoir apporter une assistance administrative :
- Suivi de l'activité - planning, organisation des réunions, relations partenariales, appui du responsable de pôle à la coordination (E)
- Savoir utiliser les outils bureautiques et NTIC (M)
- Savoir s'organiser (M)
- Rédiger des documents (M)
- Elaborer et maintenir des tableaux de bord, des outils de suivi de gestion (M)
- Respecter les délais (M)