Assistant·e de Formation H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Les activités principales

· Accueil et renseignement des enseignants et des usagers

· Gestion des dossiers de « e-candidatures »

· Inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants sur Apogée

· Gestion des emplois du temps et planning sur Hyperplanning (contact avec les enseignants permanents et vacataires, contact des étudiants en cas de modifications)

· Logistique des enseignements (réservation des salles, mise à disposition des vidéoprojecteurs, fourniture de petit matériel, etc.)

· Organisation des examens (contact enseignants pour récupérer les sujets, frappe et tirage ; réservation des salles ; contact des surveillants ; information aux étudiants)

· Circuit administratif des conventions de stage à l'international (contact étudiants, enseignants, maîtres de stage en entreprise, signatures, stockage et envoi des conventions)

· Organisation des soutenances (convocation du jury et des étudiants, réservation des salles, tenue du cahier de soutenances)

· Organisation des délibérations (avec chaque responsable de formation), saisie des notes sur Apogée

· Délivrance de relevés de notes et d'attestations diverses, et remise du diplôme de fin d'études aux étudiants

· Suivi des heures de service des enseignants permanents et vacataires

· Participation aux salons, journée Portes Ouvertes

· Participation aux certifications Qualicert et Qualiopi

Ce poste est fait pour vous si

Vous êtes :

Titulaire du Baccalauréat ou plus, vous avez au minimum 3 ans d'expérience dans le domaine considéré.

Vous possédez :

· Une bonne connaissance de l'environnement administratif, technique et juridique de l'enseignement supérieur français et du domaine universitaire.

· Une bonne connaissance des dispositifs, procédures et outils (notamment Apogée et Hyperplanning) propres au domaine de la gestion de Scolarité.
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· Une première expérience dans le domaine de la gestion de Scolarité.

Vous maîtrisez :

· Les règles et les procédures propres à la Gestion de Scolarité.

· La gestion d'une activité dans le cadre d'un calendrier établi.

· Le relationnel avec différents publics (étudiants, enseignants, intervenants professionnels).

Vous démontrez :

· Rigueur, fiabilité, confidentialité.

· Sens de l'organisation et réactivité.

· Capacité à rendre compte auprès de la hiérarchie.