Gestionnaire de Planning Sorbonne - Malesherbes Réf. 43961 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Fonctions : Gestionnaire de planning Sorbonne / Malesherbes
Catégorie : B
Corps : Tech
BAP : J
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an, renouvelable).

A pourvoir dès septembre 2025.

Mission Principale :

La personne recrutée est chargée de la mise en place des emplois du temps et des plannings d'examens du site Sorbonne/Champollion et du site Malesherbes, de la Faculté des Lettres. Elle pourra être amenée à se charger du planning sur l'un des sites en lien hiérarchique, en cas d'absence d'un/e collègue.

Missions :
- Gérer le planning des amphithéâtres et salles de cours attribués à la Faculté des Lettres / Sorbonne-Champollion / Malesherbes/ Maison de la Recherche/ Clignancourt et Centre d'études Slaves
- Travailler en lien étroit avec les collègues du service planning afin d'assurer une continuité de service
- Optimiser l'occupation de ces locaux
- Réserver les salles selon les projets d'emplois du temps adressés par les UFR pour les cours et les examens
- Réserver les salles pour les examens en relation avec le service des examens et assurer (en renfort) la permanence des examens sur le site Malesherbes
- Traiter les demandes ponctuelles internes et externes de demandes d'espace
- Traiter les demandes des services ou des enseignants pour les réunions et manifestations diverses (colloques, séminaires)

Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche
- Connaissance générale des aspects juridiques, financiers et contractuels de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissances générales dans les domaines de l'hygiène, de l'environnement, de la sécurité au travail, de la protection contre l'incendie et dans le domaine du bâtiment

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Savoir-faire :
- Coordonner l'ensemble des activités sur le centre notamment avec les différentes composantes (antennes des UFR, cafétéria exploitée par le CROUS)
- Allouer les moyens en locaux en conformité avec le schéma pédagogique d'implantation des disciplines
- Mettre en application les règles et procédures administratives et de gestion décidées par l'université
- Contribuer à l'optimisation de l'occupation des locaux en lien avec les services centraux Facultaires

Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
- Capacité à organiser, planifier et coordonner son travail pour assurer ses missions et garantir la continuité du service
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
- Capacité à assurer de la bonne circulation de l'information au sein du service

Savoir être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Sens de l'analyse et force de proposition
- Adaptabilité et autonomie
- Organisation et rigueur
- Sens du service public
- Confidentialité