Assist. S&M H/F - Monnoyeur

Résumé de la Description de poste
FINALITE DE L'EMPLOI

Dans le cadre des activités confiées par sa hiérarchie, l'assistant(e) service et maintenance (S&M) assure la gestion administrative et la facturation ainsi que le suivi du recouvrement des opérations après-vente.

Description de poste

ACTIVITES SIGNIFICATIVES

Gestion administrative
- Assurer différentes tâches administratives (gestion des appels téléphoniques, approvisionnement des fournitures courantes, organisation des événements professionnels, etc.)
- Mettre à jour les données clients dans l'outils métier (contacts, adresses mail, etc.)
- Réunir les documents administratifs nécessaires aux appels d'offres
- Compléter les éléments administratifs des dossiers de réponse aux appels d'offres
- Mettre en forme et envoyer les dossiers de réponse aux appels d'offres
- Contrôler et mettre en forme les grilles d'heures des équipes opérationnelles itinérantes (astreintes, congés, déplacements, etc.) et les transmettre aux parties prenantes internes
- Contrôler et corriger la cohérence entre les stocks dans l'outil métier et les éléments facturés
- Assurer la gestion administrative des contrats de prestations (sous-traitance, etc.)
- Vérifier et gérer les informations administratives relatives aux plans de prévention

Facturation
- Effectuer les demandes de création de comptes clients et ou fournisseurs par le biais de l'outil métier
- Contrôler la conformité et la cohérence des informations avant facturation (bons de commande, devis, etc.), et relancer les parties prenantes, le cas échéant (encours de facturation)
- Réaliser et contrôler la facturation (interventions hors contrat, extensions de garantie, etc.)
- Suivre les encours de son périmètre (réunions, fichiers, etc.)
- Enregistrer et mettre à jour les factures sur les plateformes clients (factures, bons de commandes, etc.)
- Contrôler, imputer et traiter les factures fournisseurs et les cessions internes
- Emettre la demande d'acompte client et les garanties bancaires
- Contribuer au recouvrement des créances clients (relances, etc.), en collaboration avec les parties prenantes internes
- Archiver et assurer le classement numérique des dossiers de facturation
- Mettre à jour les indicateurs de suivi de l'activité (nombres de factures émises, avoirs, etc.)

RESPONSABILITES ET LATITUDES D'ACTION

Être garant(e) de la conformité et des délais de facturation

Être garant(e) de la relation et de la satisfaction client

Être garant(e) de la fiabilité des données saisies dans les outils métiers

Contribuer au recouvrement des créances clients

Contribuer de la bonne gestion administrative de son périmètre

Connaitre et appliquer les procédures et règles de conformité internes et externes

CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES

Diplôme(s) et/ou expérience(s)

Niveau Bac professionnel à Bac +2 dans le domaine administratif souhaité et/ou expérience significative souhaitée

Connaissance(s) spécifique(s)

Compétence(s) technique(s)

Connaissance générale dans le domaine administratif

Connaissance professionnelle des outils informatiques et systèmes d'information

Connaissance élémentaire dans le domaine de la finance

Niveau élémentaire en anglais (A1)

Compétence(s) comportementale(s)

Rigueur

Sens relationnel

Adaptabilité

Réactivité