Sercretaire 50% Cis Harnes et 50% Cis Haisnes - Vermelles - Sdis de Pas-De-Calais H/F - Fonction publique Territoriale

Le (la) secrétaire réalise le traitement administratif de dossiers et transmet les informations pour le compte du (de la) chef(fe) de centre d'incendie et de secours (CIS) et de son adjoint(e). Il (elle) accueille et renseigne les agents et/ou les interlocuteurs(rices) externes de l'établissement. Il (elle) peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'événements spécifiques.

2. Missions et responsabilités

Mission(s) principale(s) :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
- Organiser et gérer l'agenda de son/ses supérieur(s) hiérarchique(s) ;
- Préparer, rédiger et éditer des documents ;
- Gérer les aspects logistiques et les moyens matériels du service ;
- Assurer la gestion du courrier et des courriels (collecte, enregistrement et répartition) ;
- Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel ;
- Fournir une information de premier niveau au personnel du centre d'incendie et de secours ;
- Renseigner les tableaux de suivi et mettre à jour les bases de données.

3. Compétences, technicités et aptitudes exigées

Savoirs :

- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS62 ;
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
- Techniques de gestion de planning ;
- Techniques rédactionnelles des écrits administratifs ;
- Principes de la gestion des stocks ;
- Règles de classement et d'archivage ;
- Règles et procédures administratives relatives au domaine d'activité ;
- Connaissance du statut de sapeur-pompier ;
- Gestion administrative du courrier et des courriels ;
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
- Bureautiques et outils collaboratifs

Savoir-faire :

- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus...) ;
- Recevoir et orienter les demandes vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Suivre les délais et gérer les échéances ;
- Réaliser un suivi administratif du personnel du CIS (arrêt maladie, visite médicale d'aptitude...) ;
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ;
- Gérer et suivre les flux des parapheurs ;
- Elaborer, renseigner et mettre à jour des tableaux de bord ;
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
- Trier, classer et archiver des documents

Qualités et aptitudes :

- Rigueur ;
- Autonomie ;
- Capacité d'adaptation ;
- Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute ;
- Réserve et discrétion professionnelle ;
- Sens de l'organisation ;
- Réactivité
4. Conditions d'exercice

- Selon les modalités et dans les conditions prévues par le règlement intérieur ;
- Poste informatique ;
- Affectation à hauteur de 50% sur 2 centres d'incendie et de secours.

5. Régime indemnitaire :

- Régime indemnitaire défini dans l'annexe 14 du règlement intérieur
o IFSE : Secrétaire centre de secours - C3