Adjoint au Chef du Bureau de Représentation de l'État H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales :
L'adjoint au Chef du Bureau de la Représentation de l'État seconde et supplée ce dernier.
A ce titre, il :
- Assume l'intérim en son absence et assiste à l'ensemble des réunions;
- Participe au traitement de tous les dossiers suivis par le Bureau de la Représentation de l'État :
organisation des visites officielles, événements, commémorations,
affaires politiques et élections, suivi de l'actualité départementale,
mise à jour des documents de présentation du département (ex : dossier de territoire ou équivalent)
interventions,
instruction des décorations nationales et médailles honorifiques.
- Participe aux réunions opérationnelles.

L'adjoint exerce en particulier les missions suivantes :
- Organiser l'ensemble des cérémonies commémoratives et suivre les questions liées aux anciens combattants et à la Défense;
- Organiser et suivre l'ensemble des manifestations publiques se déroulant à la préfecture ou dans lesquelles elle est partie prenante;
- Participer à l'organisation des déplacements officiels;
- Duo avec la chargée des élections sur leur organisation et en cas d'empêchement de celle-ci;
- Mettre à jour le listing général des personnalités.

Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Au sein du Cabinet du préfet, le Bureau de la Représentation de l'État assure l'ensemble des missions relatives à l'organisation des cérémonies commémoratives, événements et visites officielles, au suivi des affaires politiques et à l'organisation des scrutins électoraux en partenariat avec la Direction de la Citoyenneté et le Service des Systèmes d'Information et de Communication (SDSIC), au traitement des affaires réservées, interventions des particuliers et questions protocolaires, ainsi qu'à l'instruction des décorations nationales et médailles d'honneur.

Composition et effectifs du service :
Le bureau est composé de 4 personnes (2 agents de catégorie C, 1 A et 1 A+).

Liaisons hiérarchiques :
Chef du Bureau de la Représentation de l'État - Directeur de cabinet du préfet

Liaisons fonctionnelles :
L'ensemble des services de l'État et des services de la préfecture, le corps préfectoral, les collectivités territoriales, les élus, les personnalités du département, les anciens combattants

Vos compétences principales mises en oeuvre :
Connaissances techniques :
- Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis
- Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis
- Protocole : niveau initié requis

Savoir-faire :
- Avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise requis
- Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
- Savoir rédiger : niveau maîtrise requis
- Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
- Savoir analyser : niveau maîtrise requis

Savoir-être :
- Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
- Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis
- Savoir communiquer : niveau maîtrise requis
- Esprit d'initiative : niveau pratique requis

Vos perspectives :
Evolution à terme sur un poste de chef de bureau

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans