Assistant de Direction H/F - Ville de Lyon

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants. Répartis dans 60 directions, couvrant 250 métiers, plus de 8 500 agents communaux oeuvrent au quotidien au service des Lyonnais.
La Ville de Lyon porte une politique volontariste en matière de ressources humaines, matérialisée notamment par le Pacte social adopté en 2021. La fonction RH est par ailleurs en cours d'évolution dans le cadre d'un projet ambitieux, RH 2024. Positionnée dans 9 délégations/directions, les services RH se transforment pour plus de proximité afin d'accompagner et d'informer au mieux les agents. Notre rôle ? Offrir les meilleures conditions de travail et des perspectives professionnelles aux femmes et aux hommes qui font la richesse de notre service public.
La Direction de l'Education participe à l'élaboration et la mise en oeuvre la politique éducative de la Ville de Lyon définie par les élus et assure le bon fonctionnement des écoles et des accueils de loisirs. Elle accueille avec ses partenaires de l'Education nationale et des associations les 33 000 enfants scolarisés et leurs familles dans les 207 écoles maternelles et élémentaires. Elle est organisée en différents services et missions autour de trois directions adjointes, son action est territorialisée.Sous la responsabilité de la directrice de l'éducation, vous l'assistez dans ses missions, notamment grâce à l'articulation avec les autres membres de la direction, la direction générale, les élu.es et le cabinet du Maire, ainsi que les partenaires extérieurs. Par ailleurs, vous assurez la responsabilité sur l'équipe d'accueil de la direction (2 agentes) dans ses bureaux du 198, avenue Jean Jaurès et une mission de coordination des assistantes des services de la direction.

Organisation de la vie professionnelle de la Directrice :
- Suivre l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances

- Suivre les courriers signalés de la Direction et les parapheurs
- Assurer un premier niveau de relations avec les différents interlocuteurs de la direction (assistantes de DG et d'élu.es, Cabinet, Inspection d'académie, association de parents d'élèves, associations...)
- Trier, classer et archiver des documents
- Rechercher des informations ou documentations
- Propositions de rédaction et saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser les déplacements

Encadrement et animation de l'équipe d'accueil :

Encadrer les deux agents d'accueil : fixer les objectifs, accompagner les agents, conduire les entretiens professionnels
- Organiser la fonction d'accueil et les intérims/remplacements le cas échéant
- Veiller à la qualité de l'accueil des usagers du service public et des agents de la direction accueillis
- Tenir des statistiques sur l'accueil du public physique et téléphonique

Organisation, préparation et participation à des réunions ou événements :
- Organiser, préparer et participer aux réunions du CODIR, séminaires de la direction
- Rédiger les ordres du jour et les compte rendus, synthèse et les mettre en forme
- Participer et mettre en oeuvre la logistique liée aux événements de la Direction (Conseil éducatif lyonnais...)

Coordination du réseau des assistantes des services de la direction :
- Relayer les informations importantes
- Organiser des réunions d'assistantes régulières et en assurer le compte-rendu
- Prendre appui sur le réseau pour créer du lien et de la solidarité inter-services à l'occasion d'événements (séminaires, conseil éducatif lyonnais) mais aussi de préparation de colisages de documents.

Participation à la vie du bâtiment de Jaurès :

Être l'interlocutrice de la gestion du site et participer aux réunions inter-directions proposées

Être force de proposition sur l'accueil, la signalétique, les règles de fonctionnement.

VOS COMPETENCES PRINCIPALES MISES EN OEUVRE

Connaissances techniques :

Organisation et activités des services

Gestion du temps

Techniques de secrétariat : prise de note, rédaction, prise de rendez-vous, gestion d'agenda...

Progiciels spécialisés (AIRSDELIB, SELLIGENT et GTA) et de bureautique

Savoir-faire :

Suivi d'activités

Compte-rendu

Accueil des usagers

Tri, classement et archivage de documents physiques et informatiques

Savoir-être :

Qualités relationnelles

Discrétion

Sens de l'organisation

Sens des priorités