1 Assistant de Directon et de Service H/F - Grand Lyon

La Métropole de Lyon, c'est plus de 9600 agents qui travaillent au quotidien au service des usagers. Elle intervient dans des politiques diversifiées : politiques sociales, environnementales, éducatives, mobilités, etc.

La délégation au développement responsable (DDR) met en oeuvre les politiques publiques suivantes : développement économique ; attractivité et rayonnement international ; insertion et emploi ; culture ; sport ; vie associative ; innovation numérique et ville intelligente.
Elle porte aussi les missions et activités en lien avec les systèmes d'information de la collectivité.

La direction Ressources est une direction fonctionnelle, transversale, de proximité, qui apporte conseil et accompagnement auprès des six directions opérationnelles de la délégation pour la bonne réalisation de leurs projets.
Elle intervient dans les domaines suivants : ressources humaines, gestion budgétaire et comptable, marchés publics, achats, contrôle de gestion, conseil juridique, processus et pilotage internes, support informatique, moyens généraux et logistiques.

Elle est garante du respect et de l'optimisation des règles, procédures et outils définis par la Métropole, au niveau central, dans ces différents domaines, et elle assure l'interface, sur ces différents volets, entre la DDR et ce niveau central.

L'assistant de direction assure le secrétariat de la directrice et de la responsable du service juridique, commande publique et achats.
Il apporte son appui dans le pilotage et la qualité du processus délibératif de la Délégation.
Il peut également contribuer à suppléer l'assistante du DGA, pendant ses absences, en lien avec le pool d'assistants de la Direction Générale.Missions transverses de secrétariat :
- Gérer les agendas de la directrice et de la responsable du service juridique, commande publique, achats (SJCPA) : organisation des réunions et interventions, invitation des
participants, mise en forme et en cohérence de documents,
- Participer aux réunions de direction et de service, préparer les ordres du jour et les documents, rédiger les comptes rendus et les diffuser,
- Organiser les différents séminaires, réunions de travail, et sessions d'information-sensibilisation de la direction,
- Préparer et rédiger des courriers/courriels, ainsi que des éléments de réponse,
- Assurer le suivi des courriers et des parapheurs physiques ou électroniques de la direction,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi qu'une mission d'interface entre la directrice et les services,
- Organiser les déplacements de la directrice et de la responsable de service : rédaction des ordres de mission, état des frais.

Missions ressources :
- Concevoir, mettre à jour et diffuser les différents outils relatifs au processus délibératif interne à la délégation (mise à jour et diffusion du tableau des échéances, gestion du circuit et des visas),
- En lien avec les secrétariats des Vice-Présidents, participer à l'organisation des réunions et instances liées à ce processus,
- Participer à mettre à jour et à diffuser les tableaux de bord et bilan d'activités pour la direction et du service JCPA,
- Tenir à jour les informations concernant l'équipe de direction : réunions, congés, formation,
- Participer à l'animation du réseau des assistantes de la délégation, en lien avec l'assistante du délégué,
- Assurer l'organisation logistique des événements et des temps managériaux de la direction et du service,
- Publier les documents et informations nécessaires sur les pages intranet de la Direction,
- Plus largement, être la personne-ressource pour les assistantes de la délégation, en l'absence de l'assistante du délégué.

Avec une expérience de minimum 3 ans en assistanat de direction et/ou de service d'une collectivité, vous êtes reconnue pour votre sens de l'organisation, de la rigueur et celui des priorités. Vous savez gérer votre temps, vos délais, suivre et faire respecter des échéances à d'autres directions avec qui vous collaborez régulièrement. Vous êtes apprécié pour votre aisance relationnelle, votre esprit d'équipe et votre sens de la discrétion.
Votre maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe fiabilise les communications internes et externes que vous diffusez. Votre aisance des outils bureautiques vous permettent d'élaborer, mettre en forme, synthétiser tous types de documents. Enfin, vous connaissez AirsDélib pour la gestion des délibérations.