Assistant Administratif au Service des Sports H/F - Mairie

Ville de 26 700 habitants, Etampes est reconnue pour être le premier patrimoine historique de l'Essonne et labellisée Pays d'Art et d'Histoire.
Capitale du Sud-Essonne, ville Sous-préfecture située à moins d'une heure de Paris, Etampes est accessible par voie routière et desservie par le TER et le RER C.
Très volontariste en matière de parité de genre, d'emploi et de politique handicap, la Ville engage une dépense annuelle d'environ 20 millions d'Euros pour sa masse salariale.Sous la responsabilité du responsable du service des sports, l'assistant(e) administratif assure l'accueil et les missions du service des sports.

Le poste est à pourvoir dès que possible et ce pour une durée de 3 mois.

1°) Missions principales :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique du public ;
* Assister le responsable dans la conduite de sa mission ;
* Rédiger, envoyer, classer et archiver les courriers et les documents administratifs ;
* Gérer les demandes de réservation et le planning d'utilisation des équipements sportifs ;
* Assister dans la gestion du planning des agents ;
* Assister administrativement dans l'organisation des manifestations sportives ;
* Gérer la base de contacts et des différents listings ;
* Rendre compte à son supérieur hiérarchique de l'état d'avancement des dossiers ;
* Assister aux réunions pour l'organisation des plannings ;
* Organiser le classement et l'archivage des documents

2°) Missions annexes :
* Participer aux aspects logistiques lors de l'organisation des manifestations sportives ;

EXPERIENCES
* Expérience confirmée dans un emploi similaire

FORMATIONS - QUALIFICATIONS - PERMIS
* Permis B
* Bac ou Bac Pro dans les domaines du secrétariat, gestion, administration

CONDITIONS D'EXERCICE
* Horaires fixes
* Temps complet (37,30h) du lundi au vendredi
* Travail de bureau

Lieu de travail
* Espace associatif et sportif Daniel Rebiffé - 2, av des Meuniers

Moyens mis à disposition
* Bureau
* Outils informatiques
Contraintes
* Disponibilité en soirée et week-end en fonction des besoins du service

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Techniques de prise de notes, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Classer des documents, Définir des besoins en approvisionnement, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser le traitement des commandes, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Renseigner, mettre à jour une documentation technique, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.